כללי קביעת פגישות, אישורים, הזמנות ליומן ותזכורות

כללי קביעת הפגישות מאפשרים לכם להגדיר מגבלות ולבחור מי רשאי לאשר חריגות. הזמנות ליומן ותזכורות בצ׳אט מוגדרות בנפרד, עם ברירות מחדל לכל העסק ואפשרות לשנות אותן לכל סוג פגישה.

איך זה עובד

כללי קביעת הפגישות קובעים אילו פגישות אפשר לקבוע אוטומטית ואילו דורשות אישור מהצוות. הזמנה ליומן מצרפת את הלקוח לאירוע ביומן. תזכורת היא הודעה נפרדת שנשלחת לפני פגישה או מפגש של שיעור קבוצתי. הפעלת אחת מהאפשרויות לא מפעילה את האחרות.

איפה זה נמצא

פתחו הגדרות ← בוט ← המדריך ← המדיניות שלנו ← קביעת תורים למגבלות קביעה ולמאשרי חריגות. מנהלי יומן שאינם יכולים לערוך את הפקד במדריך ממשיכים להשתמש בפקדי כללי הקביעה ב־הגדרות ← אינטגרציות ← יומן Google ← הגדרות טכניות; כל פקד שומר על ההרשאה הקיימת שלו.

ברירות המחדל להזמנות ולתזכורות, זמן ההתראה, נוסח התזכורות וההגדרות בפועל לכל סוג פגישה נמצאים ב־פגישות ← הודעות לפגישות. לבדיקת זמינות פתחו פגישות ← ⋮ ← תקינות ההזמנות. לשחזור סוג פגישה פתחו פגישות ← ⋮ ← סוגי פגישות בארכיון. שיוך היומנים נמצא בהגדרות טכניות. אם התפקיד שלכם אינו מאפשר לפתוח את פגישות, המסך הזה כולל גם הודעות לפגישות, תקינות ההזמנות ו־סוגי פגישות בארכיון.

ההגדרות לכל סוג פגישה נשארות בפרטים השמורים שלו: בעלי הרשאת צפייה בפגישות קוראים אותן בלי גישה לאינטגרציה, גם בסוגים מושהים, וההרשאות הקיימות ליומן קובעות אם אפשר לערוך. פתחו את פגישות ב־מה [שם העוזר] עושה כש… עבור למי זה מיועד ו־אימות נדרש. מאשרי חריגות נשארים תחת קביעת תורים; ההפעלה והנחיות השימוש נשארות במקומן.

הגדרה

1. חברו את יומן Google והגדירו זמינות.
2. הגדירו את סוגי הפגישות. למפגשים חוזרים ולמקומות פנויים, ראו שיעורים קבוצתיים.
3. פתחו את קביעת תורים במדריך, או את הפקד הזמין לכם בהגדרות טכניות, כפי שתואר למעלה.
4. בחרו הצגת אפשרויות מתקדמות כדי לראות מגבלות ללקוח, הנחיות לחריגות ומאשרים.
5. עדכנו את השדות הרצויים לפי ההסברים בהמשך.
6. בדקו את מצב השמירה בראש העמוד לפני היציאה. ההגדרות נשמרות אוטומטית.

הזמנות ליומן ותזכורות בצ׳אט נמצאות ב־הודעות לפגישות, או בהגדרות הטכניות כשמסך פגישות אינו זמין; עורך קביעת התורים במדריך משנה את כללי הקביעה, לא את ההודעות האלה. עריכה במדריך דורשת גם הרשאת עריכה למדריך.

כדי לשנות את כללי הקביעה ואת ברירות המחדל לתקשורת נדרשת הרשאה לניהול אינטגרציות. שינוי קבוצת המאשרים דורש הרשאה לעריכת הגדרות הבוט. אם שדה מוצג לקריאה בלבד, בקשו מבעלי סביבת העבודה לבדוק את ההרשאות שלכם.

הגדרות

טווח קביעת הפגישות: אוטומטי, באישור ומקסימום

ב־טווח קביעת פגישות וגבול אישור יש שני גבולות. הם נמדדים בימים קדימה לפי התאריך המקומי של העסק:

• אוטומטי עד הוא הטווח לקביעה ללא אישור. הערך ההתחלתי נלקח מהמקסימום: 30 ימים. אפשר להגדיר 0, אך לא ערך שגדול מהמקסימום.
• מקסימום מתחיל ב־30 ימים, וחייב להיות לפחות יום אחד. בחרו הצגת אפשרויות מתקדמות כדי לערוך את שני הגבולות יחד. בתצוגה הפשוטה עורכים רק את אוטומטי עד.
• בין הגבול האוטומטי למקסימום נדרש אישור לקביעה.
• מעבר למקסימום, הקבוצה שנבחרה ב־מי יכול לאשר חריגות רשאית לאשר חריגה מהמדיניות. לכן המקסימום אינו איסור מוחלט כל עוד חריגות מותרות.

לדוגמה, אם אוטומטי עד = 7 ו־מקסימום = 30, פגישה שעומדת בשאר הכללים בעוד חמישה ימים יכולה להיקבע אוטומטית. פגישה בעוד 14 יום דורשת אישור. שעה מבוקשת בעוד 40 יום נמצאת מחוץ לטווח הרגיל ודורשת חריגה באישור הקבוצה שנבחרה. כל שעה עדיין צריכה לעמוד בשאר בדיקות הקביעה.

הערך 0 מבטל את טווח הימים העתידיים לקביעה אוטומטית; הוא לא מכבה את הפגישות ולא מחליף את שאר הכללים. פגישות לאותו יום נמצאות ביום אפס, ועדיין צריכות לעמוד בזמן ההתראה ובשאר הבדיקות. אם בחרתם אף אחד — חריגות מושבתות, הצעה שדורשת חריגה תידחה במקום להישלח לאישור.

זמן התראה ומגבלות קביעה ללקוח

הגדרה	מה היא קובעת	ערך התחלתי וערכים מותרים
זמן מינימלי לקביעת פגישה מראש	כמה זמן לפני תחילת הפגישה אפשר לקבוע בלי חריגה. למשל, דרישה לשעתיים מראש מונעת קביעה רגילה לעוד חצי שעה.	120 דקות / שעתיים. אפס דקות ומעלה; בעורך אפשר לבחור דקות או שעות. 0 מבטל את דרישת ההתראה הזו.
זמן התראה נדרש לשינוי או ביטול ללא אישור	כמה זמן לפני הפגישה הקיימת שינוי או ביטול כבר דורשים אישור. זו אינה עמלת ביטול.	24 שעות. אפס ומעלה; העורך מציג שעות. 0 מבטל את חלון האישור לשינויים מאוחרים.
פגישות פתוחות ללקוח	כמה פגישות עתידיות לקוח יכול להחזיק במקביל. זו מגבלה שונה מהמגבלה בחלון המתגלגל.	3. מספר שלם של 1 ומעלה; אפס אינו מבטל את ההגבלה. מופיע באפשרויות המתקדמות.
מגבלת קביעות בחלון מתגלגל → פגישות / ימים בחלון	מספר הפגישות המרבי בכל תקופה מתגלגלת באורך שנבחר, בכל סוגי הפגישות והיומנים יחד. נבדקים זמני תחילת הפגישות, לא התאריכים שבהם הלקוחות ביקשו לקבוע. גם מקומות בשיעורים קבוצתיים נכללים במגבלות המשותפות ללקוח.	בהתחלה אין הגבלה. הגדירו שני מספרים שלמים חיוביים, או השאירו את שני השדות ריקים או את שניהם על 0 כדי שלא תהיה הגבלה. מופיע באפשרויות המתקדמות.

מגבלה של 2 פגישות / 7 ימים אינה „שתיים בשבוע קלנדרי”. נבדק כל טווח של שבעה ימים שכולל את הפגישה המוצעת. גם פגישות שלפניה וגם פגישות שאחריה עשויות להשפיע. פגישות שבוטלו אינן נספרות במגבלה המתגלגלת הזו.

מלאו את שני שדות המגבלה המתגלגלת לפני היציאה מאזור השדות. זוג שמולא רק בחלקו לא נשמר כמגבלה חדשה.

מתי לבקש מהצוות אישור לחריגה

באפשרויות המתקדמות, מתי לבקש מהצוות אישור לחריגה קובע באיזו קלות תתבקש חריגה מהמדיניות. הבחירה עצמה אינה מאשרת שום פגישה.

אפשרות	משמעות
ברירת מחדל (לפי שיקול דעת)	הבחירה ההתחלתית. משתמשת בהנחיה המובנית של לפי שיקול דעת.
לעולם לא לבקש חריגה	לפעול לפי הכללים ולהציע חלופות שעומדות בהם במקום לבקש חריגה.
לפי שיקול דעת	לבקש חריגה כשיש צורך אמיתי ואין אפשרות מתאימה שעומדת בכללים, ולא רק בגלל העדפה.
לבקש בקלות	לבקש חריגה כשהדבר היחיד שמונע את השעה שהלקוח ביקש הוא כלל קביעה.

הנחיה מותאמת לבקשת חריגה מתחילה ריקה. טקסט שהזנתם מחליף את ההנחיה של האפשרות שנבחרה; הוא לא מצטרף אליה. המגבלה היא 2,000 תווים. מחקו את הטקסט כדי לחזור לאפשרות שנבחרה. ההנחיה אינה מאפשרת לאשר מידע חסר או תקלה טכנית.

מי יכול לאשר, ומה קורה כשמשביתים חריגות

מי יכול לאשר חריגות מתחיל ב־כל הארגון. אפשר לצמצם את האישור לתפקיד זמין, לאדם מסוים, לקבוצת צוות או לבעלי הרשאה שנבחרה.

• כל הארגון: אפשר לאשר דרך ערוץ הצוות.
• בחירה מצומצמת יותר: אדם מתאים חייב לאשר באפליקציה. הודעה מכל אדם בערוץ הצוות אינה מספיקה.
• אף אחד — חריגות מושבתות: אשרו באמצעות כיבוי חריגות כדי להפוך את כללי הקביעה למגבלות מחייבות. ההנחיות לבקשת חריגה נעשות לא פעילות. השינוי עוצר גם חריגה שכבר אושרה אך עדיין לא בוצעה, ומבטל עקיפות של הכללים דרך ערוץ הצוות. נדרשת חלופה שעומדת בכללים.

לעולם לא לבקש חריגה ו־אף אחד — חריגות מושבתות אינן אותה הגדרה. הראשונה קובעת אם לבקש; השנייה מבטלת את הסמכות לבצע חריגה בכלל.

אנשי צוות שאינם תופסים מקום בשיעור

באפשרויות המתקדמות מופיע גם אנשי צוות שאינם תופסים מקום בשיעור. הרשימה מתחילה ריקה ומאפשרת עד 100 כתובות אימייל. השתמשו בה עבור אנשי צוות שכבר מופיעים באירועי שיעורים ואין להם חשבון בסביבת העבודה, למשל מדריך עצמאי. חברי סביבת העבודה ומוזמנים קבועים כבר נחשבים צוות ואין צורך לרשום אותם.

הרשימה אינה שולחת הזמנות. היא מונעת מהמשתתפים האלה לתפוס מקומות בשיעורים. אל תוסיפו לכאן לקוח שמגיע לשיעור: הדבר עלול להציג מקום תפוס כפנוי. כתובת מחוץ לסביבת העבודה דורשת אישור; קראו את האזהרה לפני בחירה ב־להוסיף בכל זאת. ראו מקומות וצוות בשיעורים.

יכולת פגישות ואימות זהות

היכולת פגישות פעילה כברירת מחדל. המתג שלה שולט בפעולות של פגישות ושיעורים יחד; הוא אינו המתג של התזכורות. לפעולות השונות יש תנאים שונים:

• קביעת פגישה אישית חדשה, בדיקת שעות פנויות לפגישות אישיות והזזת פגישה דורשות סוג פגישה אישית פעיל שמוצע ביומן פעיל.
• כדי להציע שיעורים קבוצתיים, יומן פעיל צריך להציע סוג פגישה קבוצתית פעיל. עסק שמציע רק שיעורים קבוצתיים אינו צריך סוג פגישה אישית.
• צפייה בפגישות קיימות או ביטול שלהן יכולים להישאר זמינים גם ללא סוג פגישה פעיל, כל עוד החיבור תקין והיומן של הפגישה פעיל.

כל הפעולות האלה דורשות חיבור תקין ליומן Google.

התאמה אישית של הוראות מחליפה את ההוראות המובנות לניהול השיחה. ההוראות המובנות מעדיפות כמה אפשרויות קונקרטיות, מאפשרות ללקוח להציע שעה אחרת ומנחות לאשר את סוג הפגישה, השעה המדויקת והיומן כשיש בחירה. איפוס מחזיר את הנוסח המובנה. הוראות אינן עוקפות כללי אישור או גישה חסרה ליומן.

הגדרות האימות המתקדמות הן:

הגדרה	אפשרויות וברירת מחדל
אימות נדרש	בהתחלה ברירת מחדל (זהות מאומתת). זהות מאומתת דורשת הוכחה לזהות הלקוח; אימות מול משאב הוא רמת הוכחה נמוכה יותר שקשורה למשאב מסוים, ולא הוכחת זהות כללית; הוכחה שקשורה רק להזמנה אחרת אינה מוכיחה בעלות על פגישה; ללא אימות מסיר את דרישת הוכחת הזהות של היכולת. הוא לא מסיר בדיקות בעלות או את דרישת האימייל המאומת להזמנה ליומן.
טריות ההוכחה	בהתחלה ברירת מחדל (בכל זמן). בכל זמן מקבל הוכחה מתאימה מהעבר. בשיחה זו דורש הוכחה בשיחה הנוכחית. בתוך פרק זמן משתמש במספר חיובי של דקות; כשההוכחה ישנה מדי, ייתכן שיידרש קוד חדש, גם מלקוחות WhatsApp.
מתי האימות נדרש	בהתחלה אוטומטי (בעת ביצוע הפעולה) עבור פגישות. בעת ביצוע הפעולה משאיר את הנחיות הפגישות זמינות לפני האימות; הפעולה עצמה בודקת את ההוכחה. מתחילת השיחה מסתיר את ההנחיות האלה עד שהדרישה מתקיימת.
מי רשאי לאשר	אותה קבוצת מאשרים לחריגות פגישה שתוארה למעלה, ולא קבוצה עצמאית נוספת.

בברירות המחדל, בדיקת שעות פנויות לא מחייבת קוד אימות מראש. האימות חל כשקובעים פגישה או ניגשים לפגישות של הלקוח עצמו, כולל שינוי וביטול. ראו זיהוי משתמשים להבדל בין הוכחת שליטה בפרטי קשר לבין התאמה לחשבון במערכת שלכם.

מידת חתירה למטרה מתחילה ב־יורש — לפי הגדרת המטרה שלך. היא קובעת עד כמה הבוט חותר למטרה שלו, לא את סמכות האישור: מגיב פועל בתגובה לבקשות מפורשות; מנצל הזדמנויות משתמש בפתחים טבעיים בשיחה; יוזם מכוון באופן פעיל ליעד; מתמיד ממשיך לחתור אליו ועלול להרגיש לוחץ. בלי מטרה מוגדרת, אין להגדרה הזו השפעה, והיא אינה גוברת על תלונה או על בקשה מפורשת של הלקוח.

ברירות המחדל להזמנות ולתזכורות ברמת סביבת העבודה

פתחו הודעות לפגישות במיקום שצוין למעלה ומצאו את תקשורת בנוגע לפגישות.

הגדרה	משמעות	ערך התחלתי
הזמנות ליומן	מאפשרת הזמנות ליומן עבור סוגי פגישות שיורשים את ההגדרה. הזמנת לקוח דורשת כתובת אימייל מאומתת שלו.	פעיל.
תזכורות לפגישות	מפעילה תזכורת מתוזמנת אחת לפני פגישות ושיעורים שיורשים את ההגדרה. התזכורת נפרדת מהזמנה ליומן.	פעיל.
זמן מראש לתזכורת (בדקות)	כמה זמן לפני ההתחלה התזכורת נעשית מיועדת לשליחה. נדרש מספר שלם שגדול מאפס.	1,440 דקות: יום קלנדרי מקומי אחד לפני.

אימייל שהלקוח הקליד בשיחה או פרט לא מאומת ששמור בפרופיל אינם מספיקים להזמנה ליומן. כאשר נדרש אימות כדי לקבוע ואין אימייל מאומת, תהליך הפגישות מעדיף אימות אימייל כדי שאותה כתובת תוכל לשמש גם להזמנה. טלפון מאומת אינו הופך אימייל למאומת.

שינוי התקשורת עבור סוג פגישה מסוים

1. פתחו את סוג הפגישה השמור המתאים מתוך פגישות, או מתוך הגדרות טכניות כשמסך פגישות אינו זמין.
2. אם אתם משתמשים בהגדרות הטכניות, הפעילו שם הצגת אפשרויות מתקדמות.
3. בדקו את הפקדים להזמנות ולתזכורות של הסוג הזה.

מגירת הפגישות מציגה את ההתאמות להודעות יחד עם פרטי סוג הפגישה. בהגדרות הטכניות, פקד האפשרויות המתקדמות חושף את הגדרות ההזמנות והתזכורות שלהלן וגם את נוסח תזכורת ייחודי. פתיחת הפרטים אינה משנה את ברירות המחדל של סביבת העבודה.

• הזמנת לקוחות לאירועי היומן של סוג הפגישה הזה: בחרו ירושה (פעיל) או ירושה (כבוי), פעיל או כבוי.
• שליחת תזכורות לסוג הפגישה הזה: אותן שלוש אפשרויות חלות גם כאן.
• זמן מראש לתזכורת (בדקות): הזינו מספר שלם חיובי כדי להחליף את ערך סביבת העבודה. נקו את השדה, או בחרו ירושה (… דקות), כדי לחזור לערך סביבת העבודה.

סוגי פגישות חדשים יורשים את הערכים האלה. בחירה מפורשת ב־פעיל או ב־כבוי נשארת בעינה כשברירת המחדל של סביבת העבודה משתנה. למשל, כיבוי התזכורות ברמת סביבת העבודה אינו עוצר סוג פגישה שהוגדר בו במפורש פעיל. כדי לעצור את כולם, בדקו גם את טבלת המדיניות בפועל.

נוסח התזכורת, שפות ומשתנים

ב־הודעות לפגישות, נוסח ברירת המחדל לתזכורת מגדיר טקסט לכל העסק. בתוך סוג פגישה, נוסח תזכורת ייחודי מחליף אותו עבור אותו סוג. ל־אנגלית ול־עברית יש עורכים נפרדים; בהתחלה אין נוסח מותאם באף אחת מהשפות.

ההודעה משתמשת בשפה השמורה של הלקוח, אחריה בשפת הלקוחות של העסק, ולבסוף באנגלית. בשפה שנבחרה, סדר בחירת הטקסט הוא:

1. נוסח מותאם לסוג הפגישה באותה שפה.
2. נוסח מותאם של סביבת העבודה באותה שפה.
3. נוסח התזכורת המובנה.

נוסח אנגלי מותאם אינו משמש במקום נוסח עברי, ולהפך. אם שפת הלקוחות השמורה של העסק היא שפה נתמכת אחרת, הנוסח המובנה שלה עשוי להופיע בתצוגה מקדימה נוספת לקריאה בלבד. זה אינו עורך נוסף לנוסח מותאם.

משתנה	במה הוא מוחלף
%{service}	שם סוג הפגישה.
%{when}	תאריך ושעת הפגישה באזור הזמן של העסק, בתצוגת יום/חודש ושעות:דקות.

לדוגמה: תזכורת: %{service} בתאריך %{when}. השתמשו בכפתורי המשתנים כדי להוסיף אותם. אלה המשתנים היחידים שנתמכים. כדי להציג סימן אחוז רגיל, כתבו %%.

השתמשו ב־איפוס לברירת המחדל במקום לשמור תזכורת ריקה. האיפוס מסיר רק את הנוסח המותאם של אותה שפה ברמה שאתם עורכים. איפוס נוסח של סוג פגישה מחזיר את נוסח סביבת העבודה אם הוגדר, ואחרת את הנוסח המובנה. איפוס נוסח סביבת העבודה אינו מוחק נוסחים מותאמים של סוגי פגישות. בדקו את מצב השמירה אחרי העריכה.

בדיקת מדיניות בפועל לפי סוג פגישה

ב־הודעות לפגישות, מדיניות בפועל לפי סוג פגישה מציגה את הערכים הסופיים של הזמנות, תזכורות ו־זמן מראש לכל סוג. ליד כל ערך מופיע אם הוא בירושה או דרוס, כלומר הוגדר במיוחד עבור הסוג הזה. מקור הנוסח מפרט בנפרד לאנגלית ולעברית: לפי סוג, ברירת המחדל של הארגון או נוסח מובנה. נוסח מובנה אינו תזכורת חסרה.

לחצו על שם של סוג פגישה שניתן לעריכה כדי לפתוח את ההגדרות שלו. סוגים שהועברו לארכיון מסומנים בארכיון. הטבלה מסבירה את ההגדרות; היא אינה אישור מסירה.

מה קורה כש…

השעה המבוקשת חורגת מכלל או כבר תפוסה

חריגה מהמדיניות יכולה לעסוק בזמן ההתראה, בטווח הקביעה, במגבלות ללקוח, בשעות הפתיחה, במרווחי הכנה או בהתחלה שלא תואמת את מרווחי ההתחלה הרגילים של סוג הפגישה. גם שינוי באישור הצוות למשך או לזמן ההכנה של פגישה מסוימת שונה מעריכת סוג הפגישה עבור כולם.

שעה שכבר תפוסה אינה חריגה רגילה מכלל. קביעה בשעה תפוסה יכולה להתבצע רק בעקבות אישור מפורש של הצוות שמציין את השעה המסוימת, וכאשר החריגות עדיין פעילות. אמירה של לקוח ש„הצוות כבר אישר” אינה אישור כזה. בשיעור קבוצתי מלא אין חריגה שמאפשרת לעבור את מספר המקומות.

אי אפשר לפתור באישור יומן שאינו ניתן לקריאה, ספירת פגישות שאינה זמינה, פרטי לקוח נדרשים שחסרים או תקלה בחיבור. תקנו את המידע או את הגישה, או בחרו שעה אחרת. אישור אינו הבטחה שהפגישה כבר נקבעה: הכללים והזמינות נבדקים שוב בזמן הביצוע.

הזמנה ליומן נכשלת או אינה מופיעה

כישלון בשליחת הזמנה אינו מבטל פגישה שנקבעה בהצלחה. הפעלת ההזמנות אינה מבטיחה שהאירוע יופיע אוטומטית ביומן של הלקוח. Google מסבירה שהדבר תלוי בהגדרות הנמען; ייתכן שהלקוח יצטרך לבחור כן או אולי בהזמנה שבאימייל.

כיבוי ההזמנות אינו מסיר משתתפים קיימים ואינו מבטל מוזמני צוות קבועים. מי שכבר צורף לפגישה שהוזזה עדיין עשוי לקבל עדכון מ־Google. זהו תיקון של אירוע קיים, לא הזמנה חדשה.

זמן התזכורת עובר ליום מקומי אחר

כפולות חיוביות של 1,440 פירושן ימים קלנדריים מקומיים, באותה שעה מקומית. לפגישה ב־10:00, הערך 1,440 פירושו 10:00 ביום המקומי הקודם, גם במעבר בין שעון קיץ לחורף. 2,880 פירושו שני ימים מקומיים לפני.

כל ערך אחר פירושו מספר מדויק של דקות שעברו: 60 הוא שעה אחת; 1,500 הוא 25 שעות מדויקות, ולא „ביום הקודם באותה שעה”. אזור הזמן של העסק משפיע. אם התזמון נראה שגוי, בדקו את הגדרות היומן ואזור הזמן.

אם זמן התזכורת המתוכנן כבר עבר כשנוצרת קביעה חדשה או הרשמה לשיעור, לא מתוזמנת תזכורת ראשונית. למשל, קביעת פגישה למחר בבוקר אחרי ששעת התזכורת של היום כבר עברה אינה יוצרת תזכורת מיידית של יום לפני. שינוי הזמן מראש או הזזת הפגישה עשויים לשנות את התזמון של תזכורות עתידיות מתאימות.

מגיע הזמן לשלוח תזכורת

התזכורת משתמשת בשיחת הלקוח שמקושרת לפגישה, ולא בהזמנה ליומן שנשלחת באימייל. ב־WhatsApp אפשר להשתמש בטקסט תזכורת רגיל בתוך חלון המענה. מחוץ לחלון נדרשת תבנית וואטסאפ מאושרת ותואמת לתזכורות שמשויכת לקו השולח. המדיניות הרשמית של WhatsApp מגדירה את החלון כ־24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח.

מסירה ב-WhatsApp מציגה מוכן ב־… מתוך … קווים. האזהרות מבחינות בין תבנית חסרה, תבנית שאינה מאושרת ומשתנים שכבר אינם תואמים. פתחו את תבניות WhatsApp כדי לבדוק את השיוך. תזכורות מחוץ לחלון מדולגות אם התבנית הנדרשת אינה מתאימה לשליחה. עריכת נוסח ברירת המחדל לתזכורת אינה משנה את נוסח תבנית הוואטסאפ המאושרת. ראו תבניות וואטסאפ וקווים.

גם בערוצים אחרים חלות מגבלות השליחה שלהם. אין מעבר אוטומטי לאימייל כשאי אפשר לשלוח תזכורת בצ’אט. סירוב מלא לקבלת הודעות עשוי לחסום תזכורת יזומה ב־WhatsApp; ראו הסכמה לקבלת הודעות. השתלטות בפני עצמו אינו משתיק תזכורת לפגישה.

פתרון בעיות

• אין שעות: בדקו סוגי פגישות ויומנים פעילים, שעות פתיחה, יומנים שחוסמים זמינות, משך ומרווחי הכנה. אחר כך בדקו זמן התראה, טווח קביעה ומגבלות ללקוח. שעה שדורשת אישור אינה זמינה לקביעה אוטומטית. ראו פתרון בעיות זמינות.
• לא נשלחת בקשת חריגה: בדקו גם את אפשרות הבקשה וההנחיה המותאמת וגם את קבוצת המאשרים. אף אחד — חריגות מושבתות הופך את ההנחיה ללא פעילה.
• אין הזמנה ליומן: בדקו את הגדרת ההזמנות בפועל של סוג הפגישה ואם הלקוח אימת אימייל. אם ההזמנה כבר נשלחה, בקשו מהלקוח לבדוק את הודעת ההזמנה, דואר הזבל והגדרות היומן.
• אין תזכורת: בדקו את מתג התזכורות בפועל ואת הזמן מראש של סוג הפגישה, אם הפגישה עדיין בעתיד, ואם מותר לשלוח בשיחה המקושרת. אחר כך בדקו את מוכנות WhatsApp ואת מצב ההסכמה להודעות. פגישה שנקבעה אינה הוכחה שהתזכורת נמסרה.
• פגישה הוזנה ישירות ב־Google Calendar: אל תניחו שיש לה תזכורת בצ’אט מ־omotto. תזכורות לפגישות אישיות קשורות לקביעות שבוצעו דרך omotto; יצירת אירוע רגיל ב־Google בלבד אינה מצרפת אותו למסלול הזה.
• עדיין יש תקלה: פנו לתמיכה עם סוג הפגישה, התאריך והשעה המקומיים הצפויים והערוץ. אל תשלחו קודי אימות או פרטי חיבור סודיים.

ראו גם

• חיבור יומן Google והגדרת זמינות
• סוגי פגישות
• שיעורים קבוצתיים
• זיהוי משתמשים
• תבניות וואטסאפ