לבחור מה כל חבר צוות יכול לראות ולשנות

הרשאות קובעות מה כל אחד יכול לראות ולעשות בסביבת העבודה שלכם. תפקיד הוא אוסף הרשאות עם שם. תפקיד מותאם מתאים כשמישהו צריך פעולות מסוימות, למשל השתלטות על שיחות, בלי לקבל גישה לכל הגדרות העסק.

איך זה עובד

להזמנת חברים, שליחה מחדש או ביטול של הזמנות, השבתת גישה וניהול קבוצות צוות, ראו חברי צוות וקבוצות. כאן נסביר איך בוחרים את הגישה של האנשים האלה.

לכל חברות בסביבת עבודה מוקצה תפקיד אחד. תפקיד בסביבה אחת לא נותן לכם את אותה גישה בסביבה אחרת. לפני שמשנים הרשאות, בדקו שאתם בסביבת העבודה הנכונה.

יש ארבעה תפקידים מובנים:

תפקיד	המשמעות
בעלים	מחזיק בסמכויות הבעלים של סביבת העבודה. זה תפקיד קבוע, לא רשימת הרשאות שאפשר לערוך. הבעלים מנהלים תפקידים מותאמים ואזורים ששמורים לבעלים. דרישות התוכנית עדיין חלות.
מנהל	מקבל הרשאות רחבות לתפעול ולהגדרות, כולל ניהול חברים, שיחות, חיבורים והגדרות עסקיות. מנהל הוא לא בעלים, ואינו מקבל סמכויות ששמורות לבעלים.
חבר	ההרשאות המפורשות כיום כוללות צפייה במדריך, בידע, ברשימות ובמומחים, וגם צפייה ביומן וניהול משתתפים. זה אינו תפקיד שנותן גישה כללית לניהול שיחות או לעריכת הגדרות.
צופה	ההרשאות המפורשות כיום כוללות צפייה במדריך, בידע ובזהות לקוח. השם לא אומר שאפשר לצפות בכל המסכים.

לחלק מעמודי סביבת העבודה יש כללי גישה משלהם. אל תסתמכו על שם התפקיד כהבטחה שכל עמוד פתוח או חסום. בטבלת תפקידי מערכת מופיעות ההרשאות המובנות; בדקו גם אילו פעולות זמינות בעמוד הרלוונטי.

ניהול המנוי ל־omotto, מדיניות האבטחה של סביבת העבודה, הגדרות התפקידים המותאמים ומחיקת סביבת העבודה נשארים בידי הבעלים בלבד. גם סימון כל ההרשאות המותאמות לא נותן את הסמכויות האלה.

אי אפשר לערוך תפקידים מובנים. לתפקיד מותאם יש הרשאות משלו, לפי מה שבחרתם. כשהתפקיד המותאם פעיל, הוא לא מקבל הרשאות נוספות מהתפקיד החלופי.

רק בעלים יכולים ליצור, לערוך או להעביר לארכיון תפקידים מותאמים. מי שיש להם הרשאה לשינוי תפקידי חברים יכולים להקצות תפקידים זמינים, אבל רק בעלים יכולים להקצות את תפקיד הבעלים או לשנות את התפקיד של בעלים קיימים. אי אפשר לשנות את התפקיד של הבעלים הפעילים האחרונים לתפקיד אחר, או להשבית אותם.

קבוצות צוות נפרדות מתפקידים. הן מארגנות אנשים לצורך בחירת נמענים, למשל להתראות, ולא נותנות הרשאות. הן גם שונות מקבוצות לקוחות. קבלת התראה לא מעניקה כשלעצמה סמכות לבצע את הפעולה.

איפה זה נמצא

פתחו הגדרות ← אנשים והרשאות ← תפקידים. בלשונית חברים מקצים תפקיד לאדם, ובלשונית קבוצות מנהלים קבוצות צוות. עמוד התפקידים מיועד לבעלים בלבד.

הגדרה

יצירת תפקיד מותאם

תפקידים מותאמים צריכים להיות כלולים בתוכנית הנוכחית שלכם.

1. פתחו את עמוד התפקידים שמתואר למעלה.
2. בחרו צור תפקיד.
3. מלאו שם.
4. בחרו תפקיד חלופי.
5. הוסיפו תיאור אם הוא יעזור לכם.
6. סמנו תחת הרשאות את הפעולות שהאדם צריך.
7. בחרו צור תפקיד כדי לשמור.

יצירת התפקיד לא מקצה אותו לאף אחד. בתפקיד חדש אין הרשאות מסומנות. בחרו את הגישה הרצויה לפני היצירה.

הקצאת התפקיד לאדם

1. פתחו את לשונית החברים שמתוארת למעלה.
2. מצאו את השורה של האדם.
3. פתחו את בורר התפקיד.
4. בחרו תפקיד מובנה או מותאם.
5. אשרו ב־החל שינויים.

כשהתוכנית כוללת תפקידים מותאמים, הם מופיעים לצד התפקידים המובנים. אי אפשר לשנות תפקיד בהזמנה שפג תוקפה; פעלו לפי ההסבר לחידוש הזמנה בחברי צוות וקבוצות.

שינוי תפקיד מותאם או העברתו לארכיון

1. מצאו את התפקיד תחת תפקידים מותאמים.
2. בחרו ערוך.
3. שנו את הפרטים או את ההרשאות המסומנות.
4. המתינו לסיום השמירה לפני שאתם יוצאים מהעמוד.
5. לסיום, בחרו חזרה לתפקידים.

השינויים נשמרים אוטומטית. אין כפתור שמירה נפרד לתפקיד קיים. שינוי בתפקיד משפיע על כל מי שהתפקיד מוקצה להם, לא רק על אדם אחד.

כדי להפסיק להשתמש בתפקיד:

1. מצאו אותו ברשימת התפקידים.
2. בחרו העבר לארכיון.
3. קראו את האזהרה על הגישה החלופית.
4. אשרו ב־העבר לארכיון.

העברה לארכיון לא מסירה אנשים מסביבת העבודה. הם מקבלים את הגישה של התפקיד החלופי. במסך הנוכחי אין פעולה להחזרת תפקיד מהארכיון; לפי הצורך, הקצו תפקיד זמין אחר.

הגדרות

פרטי התפקיד ובחירת הרשאות

הגדרה או בקרה	מה היא עושה	ערך התחלתי
שם	השם שמופיע כשמקצים את התפקיד. חובה למלא, עד 80 תווים. הוא צריך להיות שונה משמות התפקידים הפעילים האחרים בסביבה, גם כשמתעלמים מהבדלים בין אותיות גדולות לקטנות.	ריק.
תיאור	הערה אופציונלית שמסבירה למי התפקיד מיועד. היא לא משנה את ההרשאות.	ריק.
תפקיד חלופי	הגישה שתחול אם התפקיד המותאם יועבר לארכיון או לא יהיה זמין בתוכנית הנוכחית. אפשר לבחור חבר או צופה. הבחירה לא ממלאת את רשימת ההרשאות של התפקיד המותאם.	חבר.
הרשאות	פעולות בודדות, בקבוצות לפי התחום ב־omotto. רק ההרשאות המסומנות שייכות לתפקיד המותאם.	אין הרשאות מסומנות בתפקיד חדש.
בחירת הכול	מסמנת את כל ההרשאות בעורך. לחיצה כשכולן מסומנות מסירה את כל הסימונים. היא לא הופכת את האדם לבעלים.	לא מסומנת בתפקיד חדש.
תיבת הסימון ליד שם קבוצת הרשאות	מסמנת את כל הפעולות בקבוצה. לחיצה כשכל הקבוצה מסומנת מסירה את הסימון מהפעולות שלה.	לא מסומנת בתפקיד חדש.

צפייה היא שמה של הרשאת הקריאה, אבל לכל מסך עדיין יש כללי גישה משלו. סימון שלה לא מבטיח שכל מסך ייפתח, והסרת הסימון לא תמיד חוסמת קריאה. קריאת שיחות היא חריג חשוב, שמוסבר בהמשך. עדכון היא הרשאת העריכה. ניהול מאפשר את פעולות הניהול של אותו תחום. יצירה מאפשרת להוסיף פריט, במקום שבו היא מוצעת. אפשרות לצפות אינה אישור לשנות.

בקבוצה שיש בה צפייה, סימון פעולה אחרת מסמן גם צפייה. הסרת הסימון מ־צפייה מסירה את שאר הפעולות באותה קבוצה. אינבוקס ושיחות נשארות קבוצות הרשאות נפרדות.

גישה למדריך כלולה בכמה הרשאות קשורות. צפייה בעוזר הארגון, באנשי קשר לבוט, בידע או בסניפים כוללת גם המדריך ← צפייה. עדכון עוזר הארגון או הידע, או ניהול אנשי קשר לבוט או סניפים, כולל המדריך ← צפייה ועדכון. הרשאות סביבת העבודה לבדן אינן כוללות גישה למדריך. גם תפקידים מותאמים קיימים מקבלים את התוספות האלה; הרשאות קיימות אינן מוסרות. התפקידים המובנים חבר וצופה מקבלים צפייה במדריך בלבד, ללא עדכון.

בשורת המדריך מופיע כלול יחד עם ואחריו שם קבוצת ההרשאות שממנה מגיעה הגישה. תיבות הסימון הכלולות נשארות מסומנות ואי אפשר לבטל אותן כל עוד הפעולה המקורית מסומנת. כדי להסיר את הגישה, בטלו קודם את הפעולה המקורית ואז את הרשאות המדריך שאינכם רוצים. ביטול הפעולה המקורית אינו מסיר אוטומטית הרשאה שכבר סומנה במדריך. לעריכת הגדרה מסוימת עדיין נדרשת ההרשאה של אותה הגדרה.

הרשאות לסביבת העבודה ולהגדרות העסק

אלה שמות הקבוצות שמופיעים כעת בעורך. הופעת הרשאה לא מבטיחה שהיכולת כלולה בתוכנית שלכם. חלק משמות הפעולות בעורך עדיין מופיעים באנגלית; הם מובאים כאן כפי שהם, עם הסבר בעברית.

קבוצת הרשאות	פעולות ומשמעות
חברים	צפייה, הזמנה, שליחה מחדש, הפעלה מחדש, שינוי תפקיד, השבתה. אפשר להפריד בין צפייה ברשימת החברים לבין כל פעולת ניהול. ההגנות על הבעלים עדיין חלות.
סביבת עבודה	צפייה, עדכון של הגדרות סביבת העבודה.
חיוב	צפייה, ניהול. צפייה פותחת את מסכי התוכנית והחיוב. ניהול מאפשר לבטל את המנוי ולבטל ביטול. התחלת תשלום ופתיחת פורטל החיוב של ספק התשלומים נשארות אצל הבעלים של סביבת העבודה.
שדות מותאמים	צפייה, עדכון של הגדרות שדות מותאמים.
תבניות דוא“ל	צפייה, עדכון של תבניות הדוא״ל הניתנות לעריכה.
ערוצי התראות	צפייה, ניהול של חיבורים משותפים לקבלת התראות. אלה אינם חיבורי הצ׳אט ללקוחות.
ניתוב התראות	צפייה, ניהול של בחירת מקבלי ההתראות.
קבוצות	צפייה, ניהול של קבוצות צוות. הרשאות אלה לא מוסיפות הרשאות לחברי הקבוצה.
עוזר הארגון	צפייה, עדכון של הגדרות הבוט, כולל הגדרות שמשפיעות על התנהגות הבוט.
המדריך	צפייה, עדכון עבור המדריך ובקרות העריכה שלו. עריכה מסוימת עשויה לדרוש גם הרשאה להגדרה שמשנים.
זהות לקוח	צפייה, Resolve, Fold, Reverse, Configure. ההרשאות מפרידות בין צפייה בקישורים, פתרון התנגשויות, מיזוג פרופילים, ביטול קישורים או מיזוגים ושינוי הגדרות זהות.
סניפים	צפייה, ניהול של סניפי העסק.
אינטגרציות	צפייה, ניהול של חיבורים לשירותים עסקיים.
טריגרים	צפייה, ניהול של אירועים להפעלת הודעות, שמתוארים במאמר על אוטומציות.
אוטומציות	צפייה, עדכון של הגדרות אוטומציות.
תשלומים	צפייה, עדכון, גבייה, תפיסה, ביטול, החזר. ההרשאות מפרידות בין צפייה בתשלומי לקוחות, ניהול חיבור התשלומים, חיוב, גביית תשלום שכבר אושר, ביטול הרשאת חיוב והחזר כספי. זו אינה גישה לניהול המנוי שלכם ל־omotto.

הרשאות לשירות לקוחות

קבוצת הרשאות	פעולות ומשמעות
אינבוקס	צפייה קובעת גישה לתצוגות האינבוקס החדשות ולמסכי הטיקטים. מסך רשימת השיחות הוותיק נשאר פתוח לקריאה לחברים פעילים בסביבת העבודה גם בלי הרשאה זו.
תצוגות אינבוקס	ניהול של תצוגות אינבוקס.
שיחות	צפייה, Takeover, Assign, React, Audit flag. קריאה רגילה של שיחות מתאפשרת מכוח חברות פעילה בסביבת העבודה, ולא לפי הסימון של צפייה. שאר הפעולות נוגעות להשתלטות או שליחת הנחיה, שיוך שיחות, תגובות להודעות וסימון שיחה לבדיקה.
תבניות הודעה	צפייה, ניהול של תבניות וואטסאפ.
חיבורי ערוצים	צפייה, ניהול של קווים ללקוחות.
הערות	צפייה, יצירה, ניהול של הערות לשיחה.
תגיות	צפייה, ניהול, Assign. צפייה בתגיות, ניהול התגיות עצמן והקצאתן הם פעולות נפרדות.
טיקטים	ניהול של פעולות בטיקטים.
אנשי קשר	Erase למחיקת איש קשר של לקוח. זו הרשאה הרסנית, לא צפייה רגילה באנשי קשר. היא נפרדת מ״אנשי קשר לבוט״ בהמשך.
ממצאי ביקורת	צפייה, ניהול של ממצאי בדיקת שיחות.

הרשאות לידע ולתפעול העסק

קבוצת הרשאות	פעולות ומשמעות
ידע	צפייה, עדכון לצורך קריאה ועריכה של הידע.
רשימות	צפייה, ניהול של רשימות מובנות.
פגישות	צפייה, Edit availability, ניהול, Manage participants. ההרשאות נוגעות לצפייה ביומן, עריכת זמינות, ניהול פגישות רחב יותר ופעולות על משתתפים בשיעורים. ניהול כולל ניהול משתתפים גם כש־Manage participants לא מסומנת.
אנשי קשר לבוט	צפייה, ניהול של מומחים. שם זה בעורך מתייחס לאנשים שהבוט יכול להתייעץ איתם, לא ללקוחות.
ביצועים	צפייה, עדכון עבור נתוני הביצועים וההצהרה הניתנת לעריכה שמוצגת שם.

מה קורה כש…

מישהו עדיין יכול לקרוא שיחות אחרי שהסרתם את סימון הצפייה?

כיום, חברות פעילה מאפשרת לקרוא שיחות והודעות באותה סביבת עבודה גם בלי שיחות ← צפייה. רשימת השיחות הוותיקה באינבוקס נשארת פתוחה לקריאה גם בלי אינבוקס ← צפייה, אף שתצוגות האינבוקס החדשות ומסכי הטיקטים דורשים הרשאה זו. לכן, הסרת הסימון משתי ההרשאות האלה אינה דרך למנוע מחבר צוות לקרוא שיחות עם לקוחות. אם צריך להפסיק את הגישה של אדם לסביבת העבודה, פעלו לפי הליך ההשבתה בחברי צוות וקבוצות.

מישהו רואה את יומן הפגישות אבל לא את רשימת השיעורים?

פגישות ← צפייה לבדה לא מציגה את רשימת השיעורים או את הארכיון שלה. צריך גם ניהול או Manage participants באותה קבוצת הרשאות. Manage participants מאפשרת פעולות על משתתפים בלי לתת הרשאה ליצור או לשנות את השיעורים עצמם. ניהול נותנת גישה רחבה יותר לניהול פגישות, וכוללת גם פעולות על משתתפים כש־Manage participants לא מסומנת.

התוכנית כבר לא כוללת תפקידים מותאמים?

התפקיד וההקצאות שלו נשמרים. ההרשאות המסומנות שלו מפסיקות לשמש, ובמקומן חל התפקיד החלופי. כשהיכולת אינה זמינה, אי אפשר ליצור, לערוך, להעביר לארכיון או להקצות מחדש תפקידים מותאמים. כשהתוכנית שוב כוללת אותם, הקצאות קיימות לתפקידים שלא הועברו לארכיון חוזרות להשתמש בהרשאות המותאמות.

בדקו את התפקיד החלופי לפני ההקצאה. תפקיד עם הרשאות מצומצמות מאוד עשוי לעבור להרשאות הרחבות יותר של חבר, אם לא בחרתם במקומו צופה.

מישהו לא יכול לנהל חיבור?

בדקו באיזה חיבור מדובר. קווים ללקוחות משתמשים בהרשאות חיבורי ערוצים, שירותים עסקיים מחוברים ב־אינטגרציות, ויעדים משותפים להתראות ב־ערוצי התראות. תנו ניהול, יחד עם צפייה, בתחום המתאים, במקום לתת את שלושתם ללא צורך. כיום, גם פתיחת הגדרות חיבורי הצ׳אט ללקוחות דורשת ניהול. הגדרת פעולות של אינטגרציות דורשת גם עוזר הארגון ← צפייה.

מישהו יכול לקרוא עמוד אבל לא לערוך אותו?

בדקו את הרשאות הפעולה, ולא רק צפייה. בדקו גם את התוכנית ואת הדרישות של היכולת עצמה. הרשאה לא מפעילה יכולת שלא כלולה בתוכנית ולא מחברת שירות שעדיין לא חובר.

במדריך, צפייה פותחת את הריכוז של המידע העסקי. אל תניחו שמוצגים בו רק הסעיפים שאותו אדם יכול לפתוח בעמודים אחרים. לעריכה צריך המדריך ← עדכון וגם את ההרשאה לתחום שמשנים, למשל ידע ← עדכון או סניפים ← ניהול. הרשאה לתחום בלבד לא פותחת את המדריך.

חבר צוות לא יכול להשתלט על שיחה?

בדקו שיחות ← Takeover ואת הרשאת הצפייה הנלווית. אם האינבוקס חסר, בדקו גם אינבוקס ← צפייה. ארכיוני שיחות מיובאות הם לקריאה בלבד; הרשאת השתלטות לא הופכת אותם לשיחות פעילות.

אדם מקבל בקשה לאישור אבל לא יכול לאשר?

קבלת ההתראה והזכות לאשר הן שני דברים שונים. בדקו מי רשאים לאשר את הפעולה המסוימת בהגדרות הרלוונטיות, למשל פעולות ואישורים ב־Shopify או כללי הזמנה. אל תתנו את כל ההרשאות לפני שבדקתם את דרישת האישור עצמה.

רואים הצעה של הקואץ׳ אבל אי אפשר להחיל אותה?

הצעה אינה מעניקה הרשאה. כשמחילים הצעת הגדרות של הקואץ׳, נבדקת ההרשאה של האדם המחובר לשנות את אותה הגדרה. בקשו מאדם מורשה להחיל אותה, או מבעלי סביבת העבודה לתת את הגישה המסוימת שנדרשת.

מישהו מחבר סוכן חיצוני?

סוכן מחובר פועל בשם האדם שחיבר אותו, בסביבת העבודה שנבחרה. הוא לא יכול לעבור את גבולות ההרשאות הנוכחיות של אותו אדם, וגם לחיבור עצמו יש פעולות מותרות משלו. שינוי תפקיד אינו דרך לתת לסוכן סמכויות בעלים בלי להפוך את האדם עצמו לבעלים.

פתרון בעיות

• עמוד התפקידים לא נפתח: בקשו מבעלי סביבת העבודה לנהל את הגדרות התפקידים. תפקיד מנהל או הרשאות לניהול חברים לא מספיקים.
• אין כפתור יצירה או שאי אפשר לערוך: על הבעלים לבדוק שהתוכנית הנוכחית כוללת תפקידים מותאמים.
• אי אפשר ליצור תפקיד: מלאו שם שאינו ריק, שאינו בשימוש ושאורכו עד 80 תווים. בדקו הודעות שגיאה לצד השדות או ההרשאות.
• לתפקיד מותאם יש פחות גישה מהצפוי: בדקו את ההרשאות המסומנות. התפקיד החלופי לא מתווסף אליהן. בדקו בנפרד גישה נלווית, כמו צפייה באינבוקס.
• שינוי של תפקיד בעלים נדחה: רק בעלים יכולים לשנות הקצאות בעלים, וחייב להישאר לפחות בעלים פעיל אחד.
• אי אפשר להזמין חבר או להפעיל אותו מחדש: בדקו את מכסת החברים ואת מצב ההזמנה בחברי צוות וקבוצות. הרשאות תפקיד לא מגדילות את מכסת החברים בתוכנית.
• הגישה עדיין לא נכונה אחרי שהשמירה הצליחה: בדקו את סביבת העבודה הנוכחית, התפקיד שהוקצה לאדם, הפעולה הרלוונטית והתוכנית. אם הכול תקין, פנו לתמיכת omotto עם שם המסך והפעולה שנכשלה. אל תשלחו סיסמאות או פרטי חיבור סודיים.

ראו גם

• הזמנת חברים וארגון קבוצות צוות
• קריאה ועריכה במדריך
• נמענים וערוצי התראות
• תוכנית, חיוב ושימוש
• חיבור סוכן מחובר