חיבור יומן Google והגדרת זמינות לפגישות

אירועי הפגישות עצמם נשמרים ביומן Google. המדריך הזה מיועד לבעלי עסקים שרוצים לחבר את היומנים שלהם ל־omotto ולקבוע מתי לקוחות יכולים להזמין פגישה.

איך זה עובד

אם קביעת פגישות נכללת בתכנית ההקמה שלכם, השלימו את ההגדרה לפני העלייה לאוויר. הקואץ׳ יכול להציג כרטיס חיבור בשיחה, ואפשר גם להשתמש בדף ההקמה. כל עוד שלבי ההקמה הנדרשים בתחומים שבחרתם לא הושלמו, הוא ממתין עם ההצעה לעלות לאוויר; משימות המשך שאינן נדרשות לא מעכבות את הכרטיס. אם אתם רוצים להפעיל את הבוט קודם, בקשו מהקואץ׳ לדחות את העבודה או לוותר עליה; לאחר מכן הוא יכול להציג את כרטיס ההפעלה. אם קביעת פגישות אינה בתכנית, השלב הזה לא מתווסף. חיבור יומן לא מפעיל את המענה ללקוחות. יומן מחובר עם סוג פגישה פעיל כבר יכול לקבל הזמנות, כולל הסוג הראשוני, לכן בדקו את סוגי הפגישות והשעות לפני ההפעלה.

החיבור לבדו לא משלים את השלב. בדקו את סוג הפגישה הראשוני או הוסיפו את סוגי הפגישות האמיתיים שלכם, את משך כל פגישה ואת היומן שמציע אותן. סוג הפגישה הראשוני של 30 דקות, כל עוד לא שונה, לא נחשב להקמה שהושלמה. אחרי החיבור, הקישור בהקמה מעביר לקואץ׳ להשלמת העבודה.

אלה שלוש בחירות נפרדות:

• חשבון Google המחובר: החשבון שנותן ל־omotto הרשאה לקרוא יומנים ולנהל אירועי פגישות.
• יומן לקביעת פגישות: יומן Google שבחרתם לקבלת פגישות. הוא יכול לייצג איש צוות, חדר או משאב משותף אחר. חשבון מחובר אחד יכול לספק כמה יומנים.
• סוג פגישה: מה שהלקוח מזמין, עם משך והגדרות פגישה משלו.

יומן Google ריק לא אומר שאפשר להזמין כל שעה. גם שעות העבודה, אירועים תפוסים, משך הפגישה, המרווח שאחריה וכללי קביעת הפגישות משפיעים על הזמינות. הזמינות נבדקת שוב בעת קביעת הפגישה.

איפה זה נמצא

פתחו הגדרות ← אינטגרציות ← יומן Google. לשונית חיבור משמשת לניהול הגישה והאזהרות על הזמנות; הגדרות טכניות כוללות שיוך יומנים והגדרות אירועים מתקדמות. במסך פגישות עורכים את סוגי הפגישות, היומנים והזמינות. לבדיקת זמינות פתחו פגישות ← ⋮ ← תקינות ההזמנות.

בעלי הרשאת צפייה בפגישות יכולים לפתוח סוגים שמורים, כולל סוגים מושהים, לקריאה בלבד גם בלי גישה לאינטגרציה; ההרשאה הקיימת לניהול היומן קובעת אם אפשר לערוך. אם התפקיד שלכם אינו מאפשר לפתוח את פגישות, סוגי פגישות, הרשימה בארכיון ו־תקינות ההזמנות נמצאים במקום זאת בהגדרות טכניות, בהתאם להרשאות הקיימות.

פתחו את כלל פגישות ב־המדריך ← מה [שם העוזר] עושה כש… עבור למי זה מיועד ו־אימות נדרש. מאשרי חריגות נשארים תחת קביעת תורים. הנחיות השימוש נשארות בכלל הזה.

הגדרה

נדרש ליכולות יומן Google: לחבר חשבון עם גישה ליומנים שבהם תשתמשו. לקביעת פגישות חדשות, נדרשים גם יומן פעיל עם הרשאת כתיבה, סוגי הפגישות שתרצו להציע וזמינות מתאימה. בדקו מה כבר קיים לפני שמוסיפים כפילויות.

לבחירתכם או לפי הצורך: יומנים נוספים למשאבים, יומנים חוסמים, שעות ייחודיות, שיעורים קבוצתיים, הזמנות ותזכורות. הגדירו רק את האפשרויות והכללים שאתם צריכים. הסעיפים בהמשך מציגים חלופות, ולא דרישה להשתמש בכל אפשרויות היומן.

הכנת חשבון Google

השתמשו בחשבון שיכול לקרוא ולשנות אירועים בכל יומן שאמור לקבל פגישות. יומן ששותף לצפייה בלבד לא יכול לקבל פגישות דרך ההגדרה הזו.

אם היומן שייך לאדם אחר:

1. בקשו מבעלי היומן לפתוח את יומן Google במחשב.
2. פתחו את תפריט שלוש הנקודות ליד היומן.
3. בחרו בהגדרות ובשיתוף (Settings and sharing).
4. בחרו באזור השיתוף (Shared with).
5. בחרו בהוספת אנשים וקבוצות (Add people and groups).
6. הזינו את חשבון Google שתחברו ל־omotto.
7. תנו לחשבון הרשאה לשנות אירועים ולראות את פרטיהם.
8. שלחו את הזמנת השיתוף.
9. פתחו את ההזמנה בחשבון המקבל.
10. עברו דרך הקישור שבה כדי להוסיף את היומן.

השמות במסכי Google עשויים להשתנות. במדריך השיתוף של Google מופיעות האפשרויות העדכניות. בחשבון עבודה או לימודים ייתכנו מגבלות שיתוף שקבע מנהל Google בארגון.

לניהול אינטגרציות, לעריכת פגישות ולעריכת שעות הסניף יש הרשאות נפרדות. פעולה חסרה עשויה להעיד שאין לכם את ההרשאה הדרושה.

חיבור החשבון

התחילו בלשונית חיבור של יומן Google שצוינה למעלה.

1. בחרו הוספת אינטגרציה.
2. מצאו את יומן Google.
3. בחרו חיבור יומן Google.
4. במסך של Google בחרו את החשבון הרצוי.
5. בדקו את הגישה המבוקשת ליומנים.
6. אשרו את הגישה אם היא נכונה.
7. בחזרה ב־omotto ודאו שהחיבור מסומן מחובר.
8. בחרו מחובר ✔ — עברו לעמוד הפגישות.

אם האינטגרציה כבר מופיעה ברשימה, פתחו את ניהול החיבור כפי שמתואר למעלה. הרשאות שניתנו מציג את הגישה ש־Google העניקה. זהו מידע, לא רשימת מתגים לעריכה.

משתמשים ביומנים קיימים לפני שמוסיפים חדשים

בדקו אם היומן הראשי נוסף בחיבור הראשון. השתמשו בו אם זה היעד הנכון לפגישות. הוסיפו יומנים נפרדים עם הרשאת כתיבה רק לאנשים, לחדרים או למשאבים אחרים שצריכים לוחות זמנים נפרדים.

אם יומן דרוש עדיין לא קיים ב־Google, צרו אותו שם תחילה לפי הוראות Google ליצירת יומן. אם הוא שייך לאדם אחר, השלימו את שלבי השיתוף למעלה. הוספת יומן ב־omotto בוחרת יומן Google קיים; היא לא יוצרת או משתפת יומן ב־Google. היומן הזה לא יוכל לקבל פגישות דרך omotto עד שלחשבון המחובר תהיה הרשאת כתיבה אליו.

לקביעת פגישות: מוסיפים יומן רק אם צריך נוסף

בעורך היומנים:

1. פתחו את תפריט יומן.
2. בחרו הוספת יומן בתוך התפריט.
3. בשדה יומן Google, בחרו יומן מהרשימה.
4. בדקו את שם היומן.
5. בדקו את סניף.
6. בדקו את שירותים הניתנים כאן.
7. בחרו החלה.

מופיעים ברשימה רק יומנים שהחשבון המחובר יכול לכתוב אליהם. זו בחירה של יומן Google קיים, ולא יצירה של יומן חדש ב־Google.

לעריכת יומן קיים:

1. פתחו את תפריט יומן.
2. בחרו בעיפרון שליד שם היומן הרצוי, שמסומן עריכת היומן.

השינויים ביומן קיים נשמרים אוטומטית. כישלון בשמירה מופיע במצב השמירה בחלק העליון.

לקביעת פגישות: מגדירים את הסוגים שתרצו להציע

1. פתחו את הבורר שירות בעורך היומנים.
2. בדקו את הסוגים הקיימים. אם הסוג הראשוני פגישה מתאים לאחת האפשרויות שלכם, פתחו את העיפרון עריכת סוג הפגישה שלו במקום ליצור כפילות.
3. הגדירו שם לסוג הפגישה שהלקוחות באמת יכולים להזמין.
4. בפגישה אישית, הגדירו משך (דקות) לפי האורך האמיתי שאושר בפרטי העסק, ולא לפי הערך ההתחלתי.
5. אם לסוג הזה יש כללים מיוחדים, כתבו אותם ב־הוראות לסוג הפגישה הזה. אחרת, השאירו את השדה ריק.
6. בדקו את ניתן להציע ביומנים כדי לבחור באילו יומנים הסוג יוצע.
7. לסוג נוסף שעדיין אינו קיים, בחרו שירות חדש ומלאו את הפרטים האמיתיים שלו.
8. לכל סוג חדש, בחרו החל. שינויים בסוגים קיימים נשמרים אוטומטית.
9. אם אתם רוצים לשנות את אימות הלקוח לקביעת פגישה, בדקו את אימות נדרש ביכולת הפגישות. שמרו על ברירת המחדל אלא אם אתם בוחרים במכוון דרישה אחרת.
10. בדקו ששעות העבודה של כל יומן תואמות לשעות האמיתיות של הסניף שלו. תקנו את שעות הסניף, או הגדירו במכוון שעות ייחודיות ליומן לפי ההוראות בהמשך.

בברירת המחדל, לקוחות יכולים לבדוק שעות פנויות לפני אימות זהות, אבל קביעה וגישה לפגישות שלהם דורשות אימות. הזמנה ליומן של הלקוח עדיין דורשת כתובת אימייל מאומתת. ראו כללי קביעת פגישות ותזכורות להגדרות הנפרדות האלה. סוגי פגישות מסביר את יתר השדות; שיעורים קבוצתיים דורשים גם מפגשים שנקבעו, ולא רק סוג פגישה.

לבחירתכם: להטיל על הסוכן המחובר להגדיר יומנים וסוגי פגישות

אם אתם משתמשים בסוכן מחובר (Claude או ChatGPT משלכם) והפעלתם לו ביצוע שינויים, הוא יכול ליצור סוג פגישה ולהוסיף יומן לקביעת פגישות. הוא יכול גם לקבוע לאיזה סניף שייך יומן ואילו סוגי פגישות הוא מציע. הוא צריך את אותה הרשאה לערוך את החיבור ליומן Google שהייתה נדרשת מכם.

• הוא בוחר מתוך רשימה. הוא קורא אילו שדות מקבלים סוג פגישה או יומן חדשים, ואת הסניפים וסוגי הפגישות שאפשר לבחור, לפי שמם. ביומן חדש הוא רואה גם אילו יומני Google שאפשר לכתוב אליהם בחשבון המחובר עדיין לא נוספו. את הרשימה הזו רואה רק מי שיכול לשנות את החיבור. כמו באפליקציה, הוספת יומן בוחרת יומן Google קיים ואינה יוצרת יומן ב־Google.
• הוא מקבל אישור. אחרי יצירה הסוכן מקבל פירוט של מה שנוצר. אם הוא שולח שוב את אותה בקשה, למשל אחרי תקלת חיבור, omotto מחזיר את התוצאה הראשונה ולא יוצר עותק שני.
• ביטול מכבה, ולא מוחק. בשינויים אחרונים אפשר לבטל יצירה, אבל רק כל עוד סוג הפגישה או היומן נשארו בדיוק כפי שנוצרו. אם מישהו ערך אותם מאז, שינה אילו סוגי פגישות היומן מציע, הוסיף שעות או סגירות, או יצר בו שיעור, הביטול נדחה ושום דבר לא משתנה. אחרת הם מכובים ולא נמחקים, ולכן אף פגישה לא אובדת. שליחה חוזרת של הבקשה המקורית אחרי ביטול לא מפעילה אותם מחדש ולא יוצרת אותם שוב.
• הודעות לא מצטטות את הטקסט שלכם. אם בקשה נדחתה, ההודעה מציינת את ההגדרה, ולא את מה שהסוכן הקליד או את מה ש־Google החזירה.

לבחירתכם: הוספת יומנים נוספים שחוסמים זמינות

השתמשו בכך כשלאיש צוות יש פגישות בכמה יומנים, או כשגם חדר או משאב משותף צריכים להיות פנויים.

1. פתחו את עורך היומן הרצוי לפי ההוראות למעלה.
2. בחרו הוספת יומן חוסם תחת חוסם זמינות גם לפי.
3. בחרו יומן שצריך למנוע קביעה כאן.
4. חזרו על הפעולה עבור יומנים נוספים שנדרשים.

הוספה כיומן חוסם לא הופכת את היומן ליעד לקביעת פגישות. החשבון המחובר חייב להיות מסוגל לקרוא אותו. פעולת ההסרה שליד יומן שנבחר מפסיקה להתחשב בו.

אם צריך לשנות שעות: משתמשים בלוח

אם שעות הסניף שכבר חלות על היומן מתאימות, אפשר להשאיר אותן. כדי לשנות שעות, השתמשו בהוראות ללוח או בחלופה לתצוגת רשימה בהמשך; אין צורך לבצע את שתיהן.

במסך רחב אפשר לסמן חלונות זמן בגרירה על הלוח.

1. בחרו את היומן תחת יומן.
2. עברו לשבוע הרצוי.
3. הפעילו עריכת זמינות.
4. גררו לאורך טווח השעות הרצוי בעמודת היום.
5. כשהמערכת שואלת, בחרו קבוע לחלון שבועי או חד־פעמי לתאריך המסוים בלבד.

גרירות נוספות משתמשות בבחירה האחרונה שלכם. אם מוצעת גם האפשרות שיעור, היא יוצרת מפגש של שיעור קבוצתי, ולא חלון זמינות רגיל.

לשינוי חלון בלוח:

1. לחצו על החלון.
2. בחרו את סוג החלון אם צריך לשנות אותו.
3. הזינו התחלה.
4. הזינו סיום.
5. בחרו שמירה.

עורך החלון בלוח מעגל את השעות שהזנתם למרווחים של 15 דקות לפני השמירה. למשל, 09:10 הופך ל־09:15. זהו תיאור של עורך הלוח, ולא של כל שדות השעות ב־omotto.

חלופה: עריכת זמינות בתצוגת רשימה

הרשימה היא עורך שעות שנוח גם למקלדת, והיא מוצגת גם במסכים צרים. היא מציגה חלונות שבועיים, תאריכים מיוחדים, וכשלא עורכים — גם טווחים תפוסים מ־Google. היא לא מציגה כרטיסי פגישות או את הזמנים הפנויים להזמנה לפי סוג פגישה שמופיעים בלוח.

למעבר לרשימה במסך רחב:

1. פתחו עוד פעולות.
2. בחרו תצוגת רשימה.

להוספת חלון שבועי:

1. הפעילו עריכת זמינות.
2. בחרו התאמת לוח אם השעות עדיין נלקחות מהסניף או מההצעה ההתחלתית.
3. בחרו הוספת חלון.
4. הזינו את שעת הפתיחה.
5. הזינו את שעת הסגירה.
6. הגדירו החל מ־ אם הכלל השבועי צריך להתחיל בתאריך מסוים.
7. בחרו שמירת חלון.

השארת החל מ־ ריק פירושה שאין הגבלה על תאריך ההתחלה. סימון עד מציג תאריך סיום קיים לסדרה. תאריכים שדולגו מופיעים כחריגים. שחזור מחזיר את המופע לשעות השבועיות, אבל לא מבטל סגירת סניף נפרדת.

להוספת שעות חד־פעמיות:

1. תחת תאריכים מיוחדים, בחרו הוספה.
2. בחרו את התאריך.
3. בחרו שעות נוספות.
4. הזינו את שעת הפתיחה.
5. הזינו את שעת הסגירה.
6. בחרו שמירת תאריך.

פעולת המחיקה של תאריך מיוחד מסירה את החלון החד־פעמי השמור לאחר אישור. בחירת תאריך סגור פותחת את אישור סגירת הסניף שמתואר בהמשך.

לבחירתכם: סגירת סניף ליום

סגירת יום אינה זהה למחיקת שעות מיומן אחד.

1. הפעילו עריכת זמינות.
2. בלוח, פתחו את תפריט פעולות היום בתאריך הרצוי.
3. בחרו סגירת העסק ביום זה….
4. אם יש כמה סניפים, בחרו סניף.
5. אם תרצו, מלאו סיבת הסגירה (רשות).
6. בדקו את לסגור גם יומנים עם שעות ייחודיות.
7. בחרו סגירת העסק.

אפשרות התאריך הסגור ברשימה מובילה לאותו אישור. הסיבה נמסרת כהנחיה להסברים על הסגירה, ולכן היא לא צריכה להכיל מידע פרטי על הצוות.

לפתיחה מחדש של התאריך:

1. בחרו ביטול סגירת העסק… עבור התאריך הרצוי.
2. אשרו ביטול הסגירה.

לבחירתכם: תצוגה מקדימה של הזמינות

בתצוגת הלוח:

1. כבו עריכת זמינות.
2. בחרו את ה־יומן לבדיקה.
3. בחרו את ה־שירות לבדיקה.

המקרא מבדיל בין שעות קבועות וחד־פעמיות, תפוס ב־Google, פגישה שנקבעה, זמן פנוי להזמנה, יום סגור וזמן שלא יוצע כי הוא קרוב או רחוק מדי.

בטלפון או בתצוגת רשימה, כיבוי העריכה לא חושף את תצוגת הזמינות הזו של הלוח. לסיכום הזמינות:

1. פתחו תקינות ההזמנות במיקום שצוין למעלה.
2. בחרו סוג פגישה.

הסיכום מציג אילו יומנים יכולים להציע את סוג הפגישה, מה הזמן הפנוי הבא ואילו אזהרות יש על סוגי פגישות מושהים, יומנים לא פעילים, יומנים שאי אפשר לקרוא או כללים שסותרים זה את זה. הוא לא יוצר פגישה. שיעורים קבוצתיים פועלים לפי מפגשים ומקומות, ולא לפי תצוגת הזמנים הרגילה לפגישות אישיות.

הגדרות

ניווט בין שבועות ואזור הזמן

השבוע הקודם, השבוע הבא ו־היום משנים את השבוע שמוצג. אזור הזמן שמוצג הוא אזור הזמן של העסק, ולא אזור זמן אישי שאיש צוות בחר לעצמו. העדפת תחילת השבוע קובעת איזה יום מופיע ראשון.

הגדרות יומן לקביעת פגישות

הגדרה	מה היא עושה	ערך התחלתי
יומן Google	בוחר את היומן האמיתי שבו יישמרו הפגישות.	חובה לבחור בעת הוספה.
שם היומן	השם שבו משתמשים ב־omotto. שינויו לא משנה את שם היומן ב־Google.	בבחירה חדשה מועתק השם מ־Google. ליומן שנוצר אוטומטית קוראים היומן הראשי.
פעיל	מאפשר פגישות חדשות. כשכבוי, גם הצגה וביטול רגילים של פגישות ללקוח לא כוללים את היומן; אירועי Google הקיימים לא מתבטלים. בהפעלה מחדש נבדקת הגישה ליומן וליומנים שחוסמים בו זמינות.	מופעל ביומן חדש.
סניף	מקשר את היומן לסניף של העסק לצורך הכתובת והשעות שמתקבלות ממנו. כל סניף מאפשר שימוש בסניפים שונים, אבל השעות נלקחות מהסניף הראשי.	כל סניף.
שירותים הניתנים כאן	בוחר אילו סוגי פגישות מוצעים ביומן. אי אפשר לקבוע סוג מושהה או סוג שהועבר לארכיון.	כל הסוגים הפעילים ביומן חדש ללא הגבלה.
חוסם זמינות גם לפי	מוסיף יומנים שאירועים בהם מונעים קביעה ביומן הזה.	ללא יומנים נוספים; אירועי היומן עצמו כבר נלקחים בחשבון.
שעות עבודה	מציג אם השעות נלקחות מהסניף או הוגדרו ליומן בנפרד.	שעות: לפי שעות הסניף.
הוראות ליומן הזה	הנחיות ליומן המסוים, למשל ציוד בחדר או מגבלות צוות. הן לא מחליפות שעות וכללי קביעה. עד 4,000 תווים.	ריק.
מוזמנים קבועים	כתובות אימייל של אנשי צוות שיוזמנו לפגישות עתידיות. עד 10 כתובות.	רשימה ריקה.

הסרה מבקשת אישור לפני הסרת ההגדרות של היומן לקביעת פגישות מ־omotto. היא לא מוחקת את היומן ב־Google. השהיה באמצעות כיבוי פעיל שומרת על ההגדרות, אבל משפיעה גם על פגישות קיימות כפי שמוסבר בהמשך.

בחירת סוגי פגישות משני הכיוונים

שירותים הניתנים כאן ו־ניתן להציע ביומנים של סוג פגישה עורכים את אותם שיוכים. גם הצע ביומן זה ו־הפסק להציע ביומן זה זמינים לשינוי ההצעה.

יומן ללא הגבלת סוגי פגישות שמורה מציע את כל הסוגים הפעילים. זה לא בהכרח המצב כשאין סוגים גלויים מסומנים: שיוכים לסוגים שהועברו לארכיון נשמרים, אף שהסוגים האלה לא מופיעים ברשימה לעריכה. ראו בהמשך מה קורה כשמבטלים את הסימון האחרון.

שעות עבודה

אפשרות	השפעה
שעות: לפי שעות הסניף	שינויים בשעות הסניף חלים גם על היומן. עריכת שעות הסניף ↗ עורכת את הסניף, לא רק את היומן הזה.
קביעת שעות ייחודיות ליומן הזה ↗	מובילה לעורך הזמינות. עריכת השעות השבועיות יוצרת שעות ייחודיות ליומן בלי לשנות את הסניף. שינויים מאוחרים בשעות הסניף לא מחליפים את השעות השבועיות האלה. הוספת שעות או סגירה לתאריך מסוים בלבד לא מנתקת את היומן משעות הסניף.
שעות: מותאם אישית	ליומן כבר יש שעות משלו. עריכה בלוח ↗ מובילה לעריכתן.
חזרה לשעות הסניף	לאחר אישור, מוחקת את כל הכללים השבועיים, החלונות החד־פעמיים והסגירות שנשמרו ליומן, גם מהעבר וכולל הסיבות שלהם. האישור מציג תאריכים עתידיים של היומן שיוסרו, בלי לפרט תאריכים מהעבר או סגירות שמגיעות מהסניף. סגירות הסניף לא נמחקות.

הוספת יום חופש ליומן שכבר פועל לפי שעות הסניף לא יוצרת לו לוח שבועי נפרד. שינויים מאוחרים בשעות השבועיות של הסניף ממשיכים לחול בתאריכים אחרים. אפשר למחוק חלון חד־פעמי או סגירה של היומן דרך תאריכים מיוחדים. אם בהמשך הגדרתם שעות שבועיות ייחודיות, חזרה לשעות הסניף תמחק אותן ואת החריגים של היומן יחד. סגירה ששייכת לסניף צריך לבטל בסניף עצמו.

כשהעורך מציע ביטול אחרי עריכה שבועית שיצרה שעות ייחודיות, הפעולה מחזירה את המצב שלפני העריכה, כולל סגירות וחלונות חד־פעמיים שכבר היו ביומן. זה שונה מ־חזרה לשעות הסניף, שמוחקת את הכללים ואת החריגים שנשמרו ליומן לאחר אישור.

ביומן שפועל לפי שעות הסניף, שעות ששמרתם לתאריך מסוים מחליפות את השעות שמגיעות מהסניף באותו תאריך. שינויים מאוחרים בשעות השבועיות של הסניף ממשיכים לחול בתאריכים אחרים. ההחלפה מתחילה בחצות לפי אזור הזמן של העסק, גם אם שעות מהערב הקודם נמשכו לתוך היום הזה. סגירת סניף שחלה על היומן עדיין חוסמת קביעת פגישות; שעות ליומן בלבד לא עוקפות אותה.

בשינוי שעות לתאריך מסוים דרך כרטיס הצעה של הקואץ׳ יש חריג לשעות שחוצות חצות: אם חלון בשעות שחלות על היומן נמשך אחרי חצות ונוגע בתאריך הזה, ביום שלפניו או ביום שאחריו, היומן מקבל עותק נפרד של הלוח הנוכחי לפני השינוי. הבדיקה כוללת שעות מהסניף ופתיחות של היומן לתאריכים מסוימים, כולל שינויים קודמים באותו כרטיס. חלון שמסתיים בדיוק בחצות לא מפעיל את החריג הזה. כך הוספת שעות נפרדות לא מזיזה זמנים שכבר היו פנויים לקביעת פגישות. הכרטיס מזהיר שהיומן יפסיק לפעול לפי שעות הסניף; בדקו את האזהרה לפני שמירה. סגירה לתאריך מסוים ופתיחה מחדש לא יוצרות לוח נפרד. ראו שינויים ביומן דרך כרטיס הצעה.

לוח סגור לא מספק שעות רגילות לקביעה. הפעלת פעיל לא יוצרת שעות עבודה חסרות.

שעות שמוגדרות דרך הקואץ׳ או סוכן מחובר נבדקות לפני השמירה. שם יום לא מוכר או שעה בפורמט שגוי נדחים, והשעות הקיימות נשארות ללא שינוי. הגדרת רשימת שעות ריקה במפורש מסירה את השעות השבועיות של היומן; שעות חד־פעמיות נשארות.

מוזמנים קבועים ופרטיות

מוזמנים קבועים מקבלים פרטים פנימיים של הפגישות. אלה יכולים לכלול את שם הלקוח והטלפון שלו, קישור לשיחה והערות צוות. הרשימה מיועדת לכתובות של אנשי צוות בלבד. כתובת של לקוח עלולה לקבל פרטי פגישות של לקוחות אחרים.

omotto מבקש אישור לפני הוספת כתובת שאינה של חבר בסביבת העבודה. הרשימה חלה על פגישות שייקבעו מכאן והלאה, ולא משכתבת אירועים ישנים. גם לסוג פגישה יכולים להיות מוזמנים קבועים משלו. הזמנת לקוחות היא הגדרת תקשורת נפרדת.

פרטי אירוע ביומן

להצגת המתגים:

1. פתחו הצגת אפשרויות מתקדמות בהגדרות טכניות.
2. מצאו את פרטי אירוע ביומן.

המתגים נשמרים אוטומטית.

מתג	כשהוא מופעל	כשהוא כבוי	ברירת מחדל
הצגת המרווח שאחרי הפגישה ביומן Google	ההפסקה שאחרי הפגישה מופיעה כאירוע Google נפרד.	ההפסקה נשמרת בחישוב הזמינות של omotto, בלי אירוע נפרד.	כבוי.
הוספת טלפון הלקוח לאירועי היומן	טלפון הלקוח נכלל כשפרטי האירוע נכתבים.	פרט הטלפון הזה לא נוסף לפרטים שנוצרים מעתה. הכיבוי לא הופך את כל האירוע לאנונימי ולא משנה את הרשאות השיתוף ב־Google.	מופעל.

כיבוי מתג הטלפון לא מסיר מספרי טלפון שכבר נכתבו באירועי Google קיימים. הפרטים שנכתבו נשארים, אלא אם עורכים אותם בנפרד. בכך הוא שונה ממתג תצוגת המרווח שבהמשך.

שינוי תצוגת המרווח מעדכן ברקע פגישות עתידיות קיימות. מעדכנים כעת פגישות עתידיות קיימות… פירושו שהשינוי עדיין לא הסתיים. כעת: מציג את המצב הנוכחי. כיבוי התצוגה לא מבטל את כלל ההזמנה ששומר את ההפסקה פנויה.

הרשאות השיתוף של Google קובעות מה כל אדם יכול לראות. מתג הטלפון לא מגן על כל פרטי הלקוח; גם הגישה ליומן ורשימת המוזמנים הקבועים חשובות.

מה מגדירים אחר כך

בחרו רק את האפשרויות שמתאימות למה שאתם רוצים לעשות עם היכולת הזאת.

1. צרו או עברו על סוגי הפגישה, שקובעים מה לקוחות יכולים להזמין ולכמה זמן.
2. בדקו כללי הזמנה ותזכורות וימי עסקים וחגים.
3. אם יש לכם יותר ממקום אחד, ראו סניפים וסגירת סניף ליום, כמתואר למעלה.
4. להצעות עם כמה מקומות, ראו שיעורים קבוצתיים.
5. התאמנו על קביעת פגישה בחזרה לפני שמעלים את הבוט לאוויר.

מה קורה כש…

מתחברים בפעם הראשונה

אם עדיין אין סוגי פגישות, החיבור יוצר סוג בשם פגישה: 30 דקות, בכתובת העסק. אם עדיין אין יומנים לקביעת פגישות, omotto מוסיף את היומן הראשי של החשבון המחובר בשם היומן הראשי, בתנאי שיש אליו הרשאה מתאימה. השמות נקבעים לפי שפת העסק. בעסק באנגלית השמות ההתחלתיים הם Appointment ו־Main calendar.

היומן ההתחלתי פועל לפי שעות הסניף ומציע את כל סוגי הפגישות הפעילים. כשטרם הוגדרו שעות לסניף, הלוח המוצע הוא 09:00–17:00 בחמישה ימים. בחירת הימים תלויה במדינת העסק, ובחלק מההגדרות הקיימות גם בהעדפת תחילת השבוע. אלה ערכי התחלה, לא שעות פתיחה שאושרו. חיבור מחדש לא מחליף בכל פעם את סוגי הפגישות והיומנים הקיימים.

לפני העלייה לאוויר, אם טרם הוגדר אזור זמן לעסק, ייתכן שבחיבור ייקבע אזור הזמן של יומן Google הראשי. עדיין צריך לבדוק את שעות הסניף ואת אזור הזמן של העסק לפני שמתחילים לקבל הזמנות. אם לא נוסף יומן התחלתי, השתמשו בהוראות להוספת יומן למעלה.

משהים יומן

כיבוי פעיל מפסיק הצעות חדשות בלי לבטל אירועי Google קיימים. גם הצגה וביטול רגילים של פגישות ללקוח דרך omotto לא כוללים את היומן הלא פעיל. לכן, בזמן ההשהיה ייתכן שהלקוח לא יוכל למצוא או לבטל דרך הבוט פגישה שכבר נקבעה.

בזמן ההשהיה, טפלו בפגישות האלה ישירות ביומן Google ועדכנו את הלקוח על שינוי או ביטול. הפעלה מחדש של פעיל מחזירה את היומן לשימוש רק אם בדיקות הגישה מצליחות, וגם מאפשרת שוב הצעות חדשות.

מבטלים את הסימון של סוג הפגישה האחרון

אם לא נשארה הגבלת סוגי פגישות שמורה, היומן חוזר להציע את כל הסוגים הפעילים. לכן ביטול סימונים אינו דרך אמינה להפסיק הזמנות. אם נשארו שיוכים לסוגים שהועברו לארכיון, ביטול הסימון של הסוג הגלוי האחרון עלול להשאיר הגבלה רק לסוגים שבארכיון, כך ש־אף סוג פעיל לא יוצע.

לבחירה מפורשת של סוגי הפגישות הרצויים:

1. סמנו את סוגי הפגישות הפעילים הרצויים תחת שירותים הניתנים כאן.
2. בדקו את התוצאה ב־תקינות ההזמנות.

פעיל הוא המתג להשהיה, עם ההשפעות על פגישות קיימות שתוארו למעלה.

משנים שעות או תאריך מסוים

אפשר להגדיר כמה חלונות ביום, למשל בוקר ואחר הצהריים עם הפסקת צהריים ביניהם. חלונות חד־פעמיים מוסיפים שעות; הם לא מחליפים אוטומטית את השעות הקבועות.

ללוח שונה לגמרי בתאריך מסוים:

1. בחרו פינוי היום… עבור התאריך במצב עריכה.
2. הוסיפו את החלונות החד־פעמיים הרצויים.

בעריכת חלון קבוע בלוח, ברירת המחדל היא כל השבועות. רק השבוע הזה משנה רק את המופע הנוכחי. במחיקת חלון קבוע מוצעות האפשרויות רק בתאריך הזה, מהתאריך הזה והלאה ו־כל השבועות.

אפשר להגדיר שעות שחוצות חצות: 22:00–02:00 ממשיך לתאריך הבא. סגירה או פינוי יום יכולים להשפיע על חלון שהתחיל בערב הקודם, ולכן שני התאריכים חשובים.

לחגים מתוכננים ולשעות חג לפי סניף, ראו הגדרות החגים של הסניף. לוח ימי העסקים שמשמש לספירת ימי עבודה נפרד משעות הפגישות ומהסגירות.

סוגרים סניף או מבטלים סגירה

לסגור גם יומנים עם שעות ייחודיות מסומן כברירת מחדל. כשהוא מסומן, נחסמות הזמנות בכל יומני הסניף, גם באלה עם שעות משלהם. כשהוא לא מסומן, יומנים עם שעות ייחודיות ממשיכים לפעול לפיהן. סניפים אחרים לא נסגרים. יומן שמוגדר ל־כל סניף נחשב כאן לשייך לסניף הראשי.

סגירה חוסמת זמינות, אבל לא מבטלת אירועי Google קיימים. ביטול הסגירה מסיר את סגירת הסניף, וכל יומן שהושפע ממנה חוזר ללוח הזמנים שלו. הפעולה לא מסירה אירועים תפוסים ולא יוצרת שעות.

ב־Google יש אירועים תפוסים או אירועים של יום שלם

• אירועי Google עם שעות התחלה וסיום שמסומנים כתפוסים חוסמים את זמן האירוע. אירועים עם שעות שמסומנים כפנויים לא חוסמים אותו.
• אירוע של יום שלם חוסם ב־omotto את כל טווח התאריכים שלו, גם אם הוא מסומן כפנוי ב־Google. לכן גם יום הולדת או הערה של יום שלם יכולים להעלים את הזמנים הפנויים באותו יום.
• נלקחים בחשבון גם יומנים חוסמים נוספים, ולא רק היומן שבו נקבעות הפגישות.
• שעות עבודה לא גוברות על אירועים תפוסים.

יומן שאינו יעד לקביעת פגישות ואינו מקור חוסם יכול לשמש להערות של יום שלם בלי לחסום את ההגדרה הזו.

אי אפשר לקרוא יומן

אם אי אפשר לקרוא אחד מהיומנים הנדרשים, omotto לא מציע זמנים ביומן לקביעת פגישות שתלוי בו. המערכת לא מניחה שיומן חסר הוא יומן פנוי. זה כולל יומנים חוסמים נוספים.

מנתקים או מחליפים חשבון Google

ניתוק פותח אישור. הוא מפסיק את ניהול היומן ב־omotto ומעביר את היומנים לקביעת פגישות למצב לא פעיל. הוא לא מוחק אירועי פגישות מ־Google.

לאחר ניתוק מפורש, חיבור אותו חשבון מחדש יכול להחזיר יומנים שהיו פעילים, רק אם עדיין אפשר לכתוב אליהם ולגשת למקורות החוסמים שלהם. יומנים שהשהיתם בעצמכם נשארים מושהים.

חיבור חשבון Google אחר משבית את שיוכי היומנים הקיימים. פגישות קיימות נשארות ביומני Google הישנים, אבל ייתכן ש־omotto כבר לא יוכל להציג, לשנות או לבטל אותן.

במדריך לחיבורים לצד שלישי Google מסבירה איך לבדוק גישה של אפליקציות. הסרת הגישה של omotto ב־Google מונעת מהחיבור לעבוד עד שתאשרו אותו מחדש.

פתרון בעיות

החיבור דורש טיפול

זו בעיה בגישה לחשבון, והיא נפרדת מאזהרה על הזמנה לפגישה.

1. פתחו את ניהול החיבור כפי שמתואר למעלה.
2. בחרו חיבור מחדש ל-Google כשהאפשרות מוצעת.
3. אשרו מחדש את אותו חשבון Google.

אין צורך לנתק קודם רק כדי לתקן גישה חסרה.

דורש טיפול: לא ניתן לאשר את ההזמנות ביומן

האזהרה הנפרדת דורש טיפול מציגה את הפגישות שנפגעו ואת כתובות האימייל של הנמענים. המשמעות היא שלא ניתן היה לאשר את ההזמנות ביומן עבור הנמענים האלה. היא לא מעידה בפני עצמה שחיבור Google תקול.

1. פתחו את ניהול החיבור כפי שמתואר למעלה.
2. בדקו את הפגישה ואת כתובות הנמענים שמופיעות באזהרה.
3. בחרו צפייה בטיקט אם דרוש לכם ההקשר של השיחה.
4. חזרו לאזהרה.
5. בחרו ניסיון חוזר עבור הפגישה הרלוונטית.

ניסיון חוזר מוסיף ניסיון לתור; לחיצה עליו אינה אישור שההזמנה תוקנה. האזהרה נעלמת לאחר שהיומן מאשר את הנמענים. אם omotto מבקש לחבר מחדש קודם, בצעו את הוראות החיבור למעלה לפני הניסיון החוזר. אם ניסיון חוזר חסר, נדרשת פעולה של מי שמורשה לנהל אינטגרציות. אם האזהרה נשארת או שאין אפשרות לנסות שוב, פנו לתמיכה עם תאריך הפגישה והשגיאה שמופיעה.

יומן חסר או שהרשימה לא נטענת

1. בדקו שחשבון Google הרצוי הוא החשבון המחובר.
2. בדקו שאושרה בו הזמנת השיתוף ביומן.
3. בדקו שהוא יכול לערוך אירועים ביומן החסר.
4. פתחו שוב את רשימת היומנים.
5. אם עדיין אי אפשר לטעון אותה, חברו מחדש ל־Google עם החשבון הרצוי.

יש שעות עבודה אבל אין זמנים פנויים

1. בדקו את פעיל.
2. בדקו את סוגי הפגישות המוצעים, כולל הגבלות על סוגים מושהים או כאלה שבארכיון.
3. בדקו את משך הפגישה, המרווח בין זמני ההתחלה והמרווח שאחרי הפגישה.
4. בדקו את ההתראה המינימלית ואת חלון הקביעה.
5. בדקו יומנים חוסמים ואירועים של יום שלם.
6. השתמשו ב־תקינות ההזמנות לסיכום הזמינות, במיוחד במסך צר.

אי אפשר לקרוא יומן

1. החזירו לחשבון המחובר את הגישה ליומן שבו נקבעות הפגישות.
2. בדקו גישה לכל מקור תחת חוסם זמינות גם לפי.
3. חברו מחדש אם צריך לאשר שוב את הגישה.

יש להסיר יומן חוסם רק אם הוא באמת לא אמור להגביל עוד את ההזמנות.

שינויי הסניף לא משפיעים כמצופה

ליומן שלא מושפע מעריכת שעות הסניף עשויות להיות שעות שבועיות ייחודיות או חריגים בתאריכים מסוימים. חזרה לשעות הסניף מוחקת את שניהם לאחר אישור. כדי למחוק חריג אחד בלי לשנות את שאר ההגדרות, השתמשו בפעולת המחיקה של אותו תאריך.

אם הסניף סגור אבל עדיין אפשר להזמין:

1. בדקו את סניף ביומן.
2. בדקו אם יומנים עם שעות ייחודיות הוחרגו מהסגירה.

פעולות חסרות או ששינויים לא מסתיימים

1. אם פעולות חסרות או נדחות, בקשו מבעלי סביבת העבודה לבדוק הרשאות לאינטגרציות, לפגישות ולניהול סניפים.
2. אם עדכון תצוגת המרווח לא מסתיים, נסו שוב את המתג.
3. פנו לתמיכת omotto אם יומן Google לא זמין, החיבור מחדש נכשל שוב ושוב, השמירות לא מסתיימות או שעדכון המרווח עדיין נכשל.

צרפו את השגיאה שמופיעה, שם היומן והתאריך הרלוונטי. אל תשלחו פרטי כניסה ל־Google.

ראו גם

• סוגי פגישות וההגדרות שלהן
• כללי קביעת פגישות ותזכורות
• שעות וחגים של הסניף
• שיעורים קבוצתיים
• הרשאות בסביבת העבודה