הזמנת חברי צוות וניהול קבוצות

חברי צוות הם העמיתים שמתחברים לסביבת העבודה שלכם ב־omotto. הזמינו כל אחד עם כתובת האימייל שלו, בחרו לו תפקיד ונהלו את הגישה שלו בלי לשתף את פרטי ההתחברות שלכם.

איך זה עובד

קבוצות צוות מרכזות עמיתים תחת שם משותף, למשל מכירות או שירות לקוחות. אלה לא קבוצות לקוחות, לא מומחים חיצוניים ולא ערוץ הצוות המשותף.

הזמנה שומרת מקום במכסת החברים, אבל עדיין לא נותנת גישה לסביבת העבודה. רק אחרי שהמוזמנים משלימים את קבלת ההזמנה, החברות שלהם עוברת לסטטוס פעיל.

לכל חבר יש תפקיד אחד. התפקיד קובע את ההרשאות שלו: מה הוא יכול לראות ולשנות. אפשר להשתייך במקביל לכמה קבוצות צוות. קבוצות לא נותנות הרשאות ולא משנות את התפקיד.

אפשר לבחור קבוצה כקהל יעד בניתוב התראות. יצירת קבוצה בפני עצמה לא מגדירה ניתוב התראות, לא מחברת צ׳אט משותף ולא מגדירה את ההתנהגות של צוות תמיכה. אלה הגדרות נפרדות.

בדרך כלל, בעלים ומנהלים יכולים לנהל חברים וקבוצות. לתפקידים אחרים אפשר לתת הרשאות ניהול מסוימות. הפעולות שמוצגות לכם תלויות בהרשאות שלכם; לפעולות שקשורות לתפקיד בעלים יש מגבלות נוספות.

איפה זה נמצא

פתחו הגדרות ← אנשים והרשאות. בלשונית חברים מנהלים הזמנות וגישה, בלשונית קבוצות מנהלים קבוצות צוות, ובלשונית תפקידים רואים פרטי תפקידים ותפקידים מותאמים.

הגדרה

הזמנת עמיתים

פתחו את הלשונית חברים.
הזינו את כתובת העמיתים בשדה אימייל.
בחרו תפקיד. טופס ההזמנה מתחיל עם צופה; בדקו את הבחירה לפני השליחה.
לחצו על הזמן חבר.
בקשו מהמוזמנים לפתוח את אימייל ההזמנה ולהשלים את השלבים שבהמשך.

השורה החדשה מתחילה בסטטוס הוזמן. קישור הזמנה תקף ל־7 ימים. אם ההזמנה עדיין ממתינה וצריך קישור חדש, לחצו על שלח שוב. שליחת הזמנה חדשה מחליפה את הקישור הקודם.

קבלת הזמנה

פתחו את אימייל ההזמנה ובחרו לצפייה בהזמנה.
ודאו שסביבת העבודה וכתובת האימייל שאליה נשלחה ההזמנה נכונות.
אם מופיע השלמת חשבון, השלימו את החשבון. בטופס הסיסמה ממלאים שם, סיסמה ואישור סיסמה. אפשר גם להשתמש באפשרות התחברות שמוצעת באותו מסך.
אשרו את כתובת האימייל אם תתבקשו. שלח שוב אימייל אישור שולח אימייל נוסף לאישור הכתובת; זו לא שליחה מחדש של ההזמנה על ידי מנהלי סביבת העבודה.
התחברו עם החשבון שהוזמן, אם תתבקשו.
השלימו הגדרת אימות דו־שלבי אם היא נדרשת.
בחרו אשר הזמנה אם הכפתור מופיע. בחלק ממסלולי ההתחברות או אישור האימייל ההזמנה מתקבלת אוטומטית.

אחרי קבלת ההזמנה, החברות עוברת לסטטוס פעיל ונפתחת סביבת העבודה שאליה הצטרפתם. אם אתם מחוברים לחשבון אחר, בחרו התנתק וקבל את ההזמנה, ואז המשיכו עם החשבון שהוזמן.

יצירת קבוצת צוות

פתחו קבוצות.
לחצו על קבוצה חדשה.
מלאו שם.
מלאו תיאור, אם תרצו.
לחצו על יצירת קבוצה.
במסך עריכת הקבוצה, בחרו עמיתים פעילים בשדה הוספת חבר.
לחצו על הוספת חבר.
חזרו על הפעולה עבור שאר העמיתים.

אחרי יצירת הקבוצה נפתח מסך העריכה שלה כדי שתוכלו להוסיף אנשים. ברשימת ההוספה מופיעים רק חברים פעילים בסביבת העבודה שעדיין לא נמצאים בקבוצה.

שינוי קבוצות מתוך רשימת החברים

פתחו חברים.
מצאו חבר פעיל.
לחצו על עריכת קבוצות בעמודה קבוצות שלו.
סמנו את הקבוצות הרצויות ובטלו את הסימון של הקבוצות שמהן הוא צריך לצאת.
לחצו על החל שינויים.

הפעולה שומרת את רשימת הקבוצות שבחרתם עבור אותו חבר. ביטול כל הסימונים מוציא אותו מכל קבוצות הצוות, לא מסביבת העבודה. אם עדיין אין קבוצות, צרו קבוצה קודם.

הגדרות

הזמנות ורשימת חברים

הגדרה או עמודה	מה היא עושה	ערך התחלתי או התנהגות
אימייל	כתובת החשבון שאליה שולחים הזמנה. השתמשו בכתובת שהעמיתים יכולים לקבל בה דואר.	ריק.
תפקיד	משייך תפקיד אחד: בעלים, מנהל, חבר, צופה או תפקיד מותאם שזמין לבחירה. רק בעלים יכולים לתת תפקיד בעלים. תפקידים מותאמים תלויים בתוכנית שלכם.	הזמנה חדשה מתחילה בדרך כלל עם צופה. קראו על הרשאות לפני בחירת תפקיד רחב יותר.
קיבולת חברים	מציגה כמה מקומות בשימוש ומהי מגבלת החברים בתוכנית, כשהנתון מוצג בתוכנית שלכם. כשאין מגבלה, מוצג רק מספר המקומות בשימוש.	חברים פעילים והזמנות ממתינות נספרים, כולל בעלים. חברויות מושבתות והזמנות בסטטוס פג תוקף לא נספרות.
חיפוש חברים	מסנן לפי שם או אימייל.	ריק; אין הגבלת חיפוש.
כל הסטטוסים	מאפשר לסנן לפי פעיל, הוזמן, מושבת או פג תוקף.	כל הסטטוסים. הסינון פועל יחד עם החיפוש לפי שם ואימייל.
משתמש	מציגה שם ואימייל. האימייל לא אושר מציין שעדיין צריך לאשר את כתובת החשבון.	מידע בלבד; אישור האימייל נפרד מסטטוס החברות.
סטטוס	מציגה אם החברות נותנת גישה, ממתינה לקבלת הזמנה, מושבתת או שפג תוקפה.	הזמנה חדשה היא בסטטוס הוזמן.
קבוצות	מציגה את קבוצות הצוות של החבר ומציעה עריכת קבוצות למי שמורשים לנהל קבוצות.	להזמנה חדשה אין קבוצות. אפשר לערוך שיוך לקבוצות רק לחברים פעילים.
נראה לאחרונה	מציגה במילים יחסיות את זמן הפעילות האחרון שנרשם לחשבון. רמז המידע מציג את הזמן המדויק.	אף פעם כשלא נרשם זמן. זו פעילות בחשבון, לא אישור שמישהו קרא שיחת לקוח.

פעולות על חברים

פעולה	מה קורה
שלח שוב	שולחת קישור הזמנה חדש שתקף לעוד 7 ימים. זמינה להזמנות ממתינות, בהתאם להרשאות. התפקיד נשאר ללא שינוי.
הפעל מחדש	שולחת הזמנה חדשה לחבר מושבת או למי שתוקף ההזמנה שלו פג. היא לא מחזירה גישה מיד: הסטטוס חוזר ל־הוזמן וצריך לקבל את ההזמנה שוב. התפקיד הקיים נשמר אם הוא עדיין זמין.
בחירת תפקיד בשורה	בוחרים תפקיד אחר ומאשרים עם החל שינויים. אי אפשר לשנות ישירות תפקיד של הזמנה בסטטוס פג תוקף.
בטל הזמנה	מבטלת הזמנה ממתינה. השורה עוברת ל־מושבת וכבר אי אפשר לקבל את ההזמנה.
השבת	מפסיקה את הגישה של אותו אדם לסביבת העבודה הזאת. נפתח חלון אישור. כדי להשבית את החברות של עצמכם, צריך גם להקליד בדיוק את שם סביבת העבודה שמוצג.

שדות ופעולות בקבוצה

שדה או פעולה	מה הם עושים	ערך התחלתי או שמירה
שם	שם חובה שקל לזהות, באורך של עד 120 תווים. לקבוצות פעילות באותה סביבת עבודה צריכים להיות שמות שונים, בלי הבחנה בין אותיות גדולות לקטנות באנגלית.	ריק בקבוצה חדשה.
תיאור	הסבר לא חובה על מטרת הקבוצה.	ריק.
יצירת קבוצה / שמירה	שומרות את שם הקבוצה והתיאור.	השדות האלה לא נשמרים אוטומטית. ביצירה לוחצים על יצירת קבוצה, ובעריכה על שמירה.
חברים	רשימת האנשים בקבוצה. ברשימת הקבוצות מופיע גם מספר החברים.	קבוצה חדשה מתחילה בלי חברים.
הוספת חבר	מוסיפה את החבר הפעיל שנבחר.	אין בחירה התחלתית. לחיצה על הכפתור שומרת את ההוספה מיד.
הסרה	כפתור הפח לצד אדם מסיר אותו מהקבוצה הזאת בלבד.	מיידי; אין חלון אישור או שלב שמירה נוסף.
ערוך	פותחת קבוצה קיימת לשינוי הפרטים והחברים.	דורשת הרשאת ניהול קבוצות.
העברה לארכיון	מסירה את הקבוצה מהרשימה הפעילה ומאפשרויות בחירת הקבוצות. היא לא משביתה את האנשים שבקבוצה.	דורשת אישור. במסך הנוכחי אין פעולת שחזור.

מה קורה כש…

תוקף ההזמנה פג או שלא מוצאים אותה

אחרי 7 ימים כבר אי אפשר לקבל את ההזמנה דרך הקישור הישן. כשהשורה מציגה פג תוקף, השתמשו ב־הפעל מחדש. אם היא עדיין מציגה הוזמן, השתמשו ב־שלח שוב. בקשו מהמוזמנים להשתמש באימייל ההזמנה החדש ביותר.

הזמנה שפג תוקפה מפסיקה לתפוס מקום במכסה כשהסטטוס שלה משתנה ל־פג תוקף. השורה לא בהכרח משתנה ברגע המדויק שבו פג תוקף הקישור; רעננו את העמוד ובדקו את הסטטוס.

הגעתם לקיבולת החברים

בהגעה למגבלה, מסך החברים משבית את הזמן חבר, שלח שוב ו־הפעל מחדש. בטלו הזמנה שלא בשימוש או השביתו חברות שכבר לא נחוצה כדי לפנות מקום, או בדקו את התוכנית והשימוש.

הזמנה ממתינה כבר שומרת מקום. קבלת ההזמנה הקיימת לא מוסיפה מקום נוסף למכסה, גם אם שינוי תוכנית השאיר את סביבת העבודה מעל המגבלה.

משנים תפקיד

בחרו את התפקיד החדש בשורה של החבר ואשרו עם החל שינויים. הפעולה משנה את ההרשאות, לא את סטטוס החברות או את הקבוצות. היא לא מאשרת הזמנה ולא מפעילה מחדש חבר מושבת.

רק בעלים יכולים לשנות תפקיד של בעלים אחרים, לתת תפקיד בעלים, לשלוח שוב הזמנה לבעלים או להפעיל אותה מחדש. אי אפשר להשבית את הבעלים האחרון או להחליף לו לתפקיד שאינו בעלים. לפני שאתם מסירים מעצמכם גישת בעלים, ודאו שיש חבר פעיל אחר בתפקיד בעלים; הזמנת בעלים שעדיין לא התקבלה לא מספיקה.

משביתים חבר ומזמינים אותו בהמשך

השבתה מפסיקה את הגישה לסביבת העבודה ומסירה את החבר מקבוצות הצוות שלו באותה סביבה. הפעלה מחדש שולחת הזמנה נוספת. אחרי קבלת ההזמנה, הוסיפו אותו שוב לקבוצות המתאימות.

השבתת חברות היא לא מחיקת החשבון של אותו אדם. הוא עדיין יכול להתחבר לחשבון שלו ולהשתמש בסביבות עבודה אחרות שהוא חבר בהן. את החשבון האישי מנהלים בנפרד דרך החשבון וסביבות העבודה; מחיקת חשבון היא פעולה אחרת.

מעבירים לארכיון קבוצה שמקבלת התראות

הקבוצה שבארכיון כבר לא זמינה לבחירות חדשות. ניתובי התראות קיימים עדיין פונים לחברי הקבוצה שפעילים בסביבת העבודה: העברה לארכיון לבדה לא מפסיקה את ההתראות האלה. בדקו את הניתובים שהשתמשו בה ובחרו קהל יעד אחר. העברה לארכיון לא מעבירה אוטומטית את הניתובים לקבוצה חלופית.

פתרון בעיות

מסך החברים, טופס ההזמנה או כלי הקבוצות לא מופיעים: בקשו מבעלים לבדוק את ההרשאות שלכם. ניהול חברים וניהול קבוצות הם הרשאות נפרדות.
האדם כבר חבר: חפשו את האימייל ובדקו את הסטטוס לפני שליחת הזמנה נוספת. הזמנה ממתינה לאותו חשבון נשלחת שוב; לא נוצרת חברות נוספת.
ההזמנה נפתחת בחשבון הלא נכון: בחרו התנתק וקבל את ההזמנה והמשיכו עם כתובת האימייל שהוזמנה.
הסטטוס נשאר הוזמן: בקשו מהמוזמנים להשלים את החשבון, לאשר את האימייל ולסיים כל הגדרת אבטחה נדרשת. שליחת הזמנה אינה קבלתה.
אי אפשר להוסיף מישהו לקבוצה: הוא צריך להיות חבר פעיל בסביבת העבודה הזאת. אם הוא כבר בקבוצה, הוא לא יופיע ברשימת ההוספה.
הקבוצה לא נשמרת: בדקו שהשם אינו ארוך מ־120 תווים, שהוא לא ריק ושאין כבר קבוצה פעילה אחרת באותו שם.
תפקיד מותאם לא זמין: בקשו מבעלים לבדוק את התפקיד ואת התוכנית דרך הרשאות. הפעל מחדש מנסה לשמור על התפקיד הקיים ולא יכול להחזיר תפקיד מותאם שאינו זמין. כדי להזמין חבר בסטטוס מושבת או פג תוקף עם תפקיד זמין במקום זאת:
1. הזינו את אותה כתובת אימייל בטופס ההזמנה.
2. בחרו תפקיד זמין.
3. לחצו על הזמן חבר. הפעולה משתמשת בחברות הקיימת, משייכת את התפקיד שבחרתם ושולחת הזמנה חדשה; לא נוצרת חברות נוספת.
4. בקשו מהמוזמנים לקבל את ההזמנה החדשה כדי לחזור לסביבת העבודה.
הדרך הזאת מתאימה גם להזמנה בסטטוס פג תוקף, שאי אפשר לשנות לה תפקיד דרך בורר התפקיד בשורה.
האימייל שייך לחשבון שממתין למחיקה: הזמנה נוספת לא יכולה לשחזר את החשבון. בקשו מבעלי החשבון להסדיר את המצב; אם אי אפשר להתקדם, פנו לתמיכה.
גם הזמנות חדשות לא עובדות: בדקו את הכתובת, סטטוס החברות והמקום הפנוי במכסה, ואז פנו לתמיכה. אל תשתפו סיסמה או קישור הזמנה בהודעה ציבורית.