הגדרת סוגי פגישות, מיקומים, אורחים ומוזמנים
סוג פגישה מתאר את מה שהלקוח מזמין, למשל ייעוץ או ביקור בבית. יומן מייצג את מי או את מה שפנוי לפגישה, למשל איש צוות או חדר. אפשר להציע סוג אחד בכמה יומנים, ובאותו יומן אפשר להציע כמה סוגים.
איך זה עובד
הסעיף ״איך זה עובד״פגישה אישית שומרת זמן להזמנה אחת. ל**שיעור קבוצתי** יש מועדים מתוכננים ומספר מקומות מוגבל. יצירת סוג פגישה קבוצתי לא יוצרת את מועדי השיעורים. ראו יצירה וניהול של שיעורים קבוצתיים.
התחילו בחיבור Google Calendar והגדרת זמינות ביומנים. הגבלות כלליות וברירות מחדל להודעות מגדירים בכללי קביעת פגישות ותזכורות, לא בשם סוג הפגישה או בהוראות שלו.
איפה זה נמצא
הסעיף ״איפה זה נמצא״פתחו את פגישות ← שירות מעל היומן. הרשאת צפייה בפגישות מאפשרת לפתוח סוג שמור דרך צפייה בסוג הפגישה לקריאה בלבד כשאין הרשאת עריכה; גם סוגים מושהים נשארים זמינים לקריאה.
ברירות המחדל להודעות, נוסח התזכורות וטבלת ההגדרות בפועל נמצאים ב־פגישות ← הודעות לפגישות. ב־פגישות ← ⋮ ← תקינות ההזמנות תוכלו לבדוק אילו משאבים יכולים להציע סוג פגישה אישי. ב־פגישות ← ⋮ ← סוגי פגישות בארכיון מופיעים הסוגים שהועברו לארכיון, מהחדש לישן, עם תאריך ההעברה וכפתור שחזור. האפשרות מופיעה רק כשיש סוגים בארכיון ויש לכם הרשאה לשחזר אותם.
אם התפקיד שלכם אינו מאפשר לפתוח את פגישות, אותם פרטים שמורים נמצאים ב־הגדרות ← אינטגרציות ← יומן Google ← הגדרות טכניות ← סוגי פגישות: בעלי הרשאת צפייה באינטגרציה קוראים אותם, ומנהלים יכולים לערוך בהתאם להרשאות הקיימות. ברשימה בארכיון נמצאים הסוגים שהועברו לארכיון. ההרשאות הקיימות שלכם באינטגרציה קובעות אם תוכלו לערוך או לשחזר אותם. אם אף אחד מהמסכים אינו זמין, פנו לבעלי סביבת העבודה.
הגדרה
הסעיף ״הגדרה״- פתחו את הבורר שירות במיקום שמופיע למעלה.
- בחרו שירות חדש להוספת סוג, או בסמל העיפרון עריכת סוג הפגישה שליד סוג קיים.
- מלאו את השדות המפורטים בהמשך.
- בסוג חדש, בחרו החל בראש החלונית.
- פתחו שוב את הסוג שנשמר אם תרצו להתאים את נוסח התזכורת שלו.
אם עדיין אין סוגי פגישות, הוספת סוג פגישה פותח את אותה חלונית יצירה. שינויים בסוג קיים נשמרים אוטומטית; בדקו את חיווי השמירה בראש המסך לפני היציאה.
בעורך החלופי, בחרו הוספת שירות לסוג חדש, או לחצו על סוג קיים. הצגת אפשרויות מתקדמות חושף הוראות, מוזמנים, אורחים והגדרות נפרדות להזמנות ולתזכורות. בחלונית הראשית של סוג הפגישה השדות האלה כבר מוצגים.
לעריכה נדרשת הרשאה לניהול פגישות או אינטגרציות. אם הכפתורים חסרים או שהשדות לקריאה בלבד, בקשו מבעלי סביבת העבודה לבדוק את ההרשאות שלכם.
הגדרות
הסעיף ״הגדרות״ההגדרות הבסיסיות והערכים ההתחלתיים
הסעיף ״ההגדרות הבסיסיות והערכים ההתחלתיים״אלה הערכים בטופס של סוג פגישה חדש. בדקו סוגים קיימים בנפרד: סוג הפגישה הראשוני שנוצר בחיבור הראשון ל־Google Calendar עשוי כבר להשתמש בכתובת העסק.
| הגדרה | מה היא עושה | ערך התחלתי |
|---|---|---|
| שם | שם חובה שמזהה את הפגישה או השיעור, למשל „ייעוץ ראשוני”. | ריק. |
| סוג הפגישה | בחירה בין פגישה אישית ל־שיעור קבוצתי. | בהוספה רגילה: פגישה אישית. בהוספה מתוך הגדרת שיעור: שיעור קבוצתי. |
| משך (דקות) | אורך הפגישה האישית, בלי הזמן ששומרים אחריה. הזינו מספר שלם וחיובי. | 30. |
| מיקום הפגישה | קובע את הכתובת או את אופן המפגש המקוון. האפשרויות מפורטות בהמשך. | לא צוין. |
| מרווח אחרי הפגישה (דקות) | זמן שנשמר פנוי מיד אחרי פגישה אישית. הזינו אפס או מספר שלם וחיובי. | 0. |
| מרווח בין זמני התחלה | המרחק בין זמני ההתחלה האפשריים, החל מתחילת כל חלון פעילות. | אוטומטי — משך הפגישה והמרווח שאחריה. |
| פעיל | האם אפשר להציע הזמנות חדשות מהסוג הזה. כיבוי משהה את הסוג; פגישות שכבר נקבעו נשארות ביומן. | פעיל. |
| ניתן להציע ביומנים | בחירת היומנים שבהם אפשר להציע את הסוג. | יומנים ללא הגבלה מסומנים, וגם היומן שממנו פתחתם את היצירה. בדקו את הרשימה שמוצגת. |
| מספר מקומות (ברירת מחדל) | רק ב־שיעור קבוצתי: מספר המקומות ההתחלתי לשיעור חדש. הזינו מספר שלם וחיובי. | 10. אפשר לשנות בכל שיעור; שיעורים קיימים שומרים על המספר הקודם. |
בסוג קבוצתי מוסתרים השדות של משך הפגישה האישית, המיקום, המרווח שאחריה והמרווח בין זמני ההתחלה. השדות האלה לא קובעים את מועדי השיעורים הקבוצתיים. את התאריכים, השעות ושאר פרטי המפגש מגדירים בעורך השיעורים. גם הוראות לפגישה אישית והגדרות אורחים מוסתרות בסוג קבוצתי.
משך הפגישה, המרווח וזמני ההתחלה הם דברים שונים
הסעיף ״משך הפגישה, המרווח וזמני ההתחלה הם דברים שונים״בפגישה של 30 דקות שמתחילה ב־09:00, עם מרווח של 15 דקות אחריה:
- הפגישה עצמה מסתיימת ב־09:30.
- הזמן שאחריה צריך להישאר פנוי עד 09:45 לפני הפגישה הבאה.
- בבחירה אוטומטי — משך הפגישה והמרווח שאחריה, המרחק בין זמני ההתחלה הוא 45 דקות.
האפשרויות הקבועות של מרווח בין זמני התחלה הן 10, 15, 30, 45 או 60 דקות. במרווח של 15 דקות ובשעת פתיחה 09:00, זמני ההתחלה האפשריים נמצאים ב־09:00, ב־09:15, ב־09:30 וכן הלאה. זה לא מקצר את הפגישה ולא מאפשר פגישות חופפות. אירועים ביומן, שעות פתיחה, מרווחים וכללי קביעה עדיין קובעים אילו מהזמנים פנויים בפועל.
כברירת מחדל, ביומן Google מוצג משך הפגישה האמיתי. בבדיקת הזמינות נשמר בין שתי פגישות לפחות המרווח הגדול מבין השניים, ולא הסכום שלהם. למשל, אם הפגישה הקודמת מסתיימת ב־09:30 ללא מרווח, אי אפשר להציע לפני 09:45 פגישה מהסוג שהמרווח שלו הוא 15 דקות. אין הגדרה נפרדת למרווח לפני הפגישה, אבל המרווח של הסוג המוצע עשוי לחייב זמן פנוי גם לפניה. כשלאירוע שנוסף ידנית אין מרווח ידוע, משתמשים במרווח של הסוג המוצע.
הגדרה נפרדת לכל העסק מציגה את זמן ההכנה כאירוע נפרד מיד אחרי הפגישה. במצב הזה, אירועי ההכנה שומרים את הזמן במקום כלל המרווח הגדול שאינו מוצג ביומן; לאירועים ידניים לא נוספים אירועי הכנה אוטומטיים. המרווח הוא מספר דקות קבוע, לא זמן נסיעה שמחושב לפי כתובת. ראו הצגת זמן הכנה וכללי קביעה. אין צורך להאריך את הפגישה רק כדי שהמרווח יופיע ביומן.
מיקום הפגישה: ארבע האפשרויות
הסעיף ״מיקום הפגישה: ארבע האפשרויות״| אפשרות | מה קורה |
|---|---|
| לא צוין | הגדרת המיקום לא מוסיפה כתובת או קישור ל־Google Meet. זו לא בחירה בכתובת העסק. |
| בכתובת העסק | האירוע משתמש בכתובת של הסניף שמקושר ליומן. אם אין שם כתובת, נעשה שימוש בכתובת הסניף הראשי. הקפידו לעדכן את הכתובות. |
| בכתובת הלקוח | נדרשת כתובת שהלקוח מסר לפני שאפשר לקבוע. היא נשמרת כמיקום האירוע ונכללת באישור הקביעה. שדה המרווח נקרא מרווח אחרי הפגישה / לנסיעה (דקות). חלים עליו כללי המרווח הקבוע שמפורטים למעלה; הוא לא מחשב זמן נסיעה. |
| וירטואלי — Google Meet | בזמן הקביעה מתבקש קישור חדש לשיחת וידאו ב־Google Meet. אם האירוע נוצר אבל הקישור עדיין ממתין או שיצירתו נכשלה, הפגישה עדיין נקבעה והזמן שלה נשמר. שיחת הווידאו עדיין לא מוכנה להצטרפות; הזמנה ללקוח יכולה לציין שהקישור יישלח בהמשך. |
Google יוצר את פרטי שיחת הווידאו בתהליך נפרד, ולכן הקישור לא תמיד מוכן מיד. אם לפגישה וירטואלית אין קישור תקין, בדקו את החיבור ואת היומן בהגדרות Google Calendar. אם הבעיה נמשכת, פנו לתמיכה. הימנעו מיצירת הזמנות חוזרות רק בניסיון לקבל קישור.
שינוי אפשרות המיקום של הסוג לא משנה את המיקום של פגישות שכבר נקבעו.
באילו יומנים מוצע הסוג?
הסעיף ״באילו יומנים מוצע הסוג?״ניתן להציע ביומנים ובחירת סוגי הפגישות של היומן עורכים את אותה הגדרה. אלה לא שתי מגבלות נפרדות.
- יומן ללא הגבלה מסוימת מציע כל סוג פגישה פעיל שאינו בארכיון.
- ביטול הסימון של סוג אחד ביומן כזה יוצר ליומן רשימה מסוימת של סוגים. היומנים האחרים לא משתנים.
- ביטול סימונים אינו דרך אמינה להפסיק הזמנות. אם לא נשארה הגבלה שמורה לסוגי פגישות, היומן חוזר להציע את כל הסוגים הפעילים. אם נשארו שיוכים לסוגים שבארכיון, ביטול הסימון של הסוג הגלוי האחרון עלול להשאיר את היומן בלי אף סוג פעיל מוצע.
- כדי להפסיק את כל ההזמנות החדשות ביומן, השהו את היומן עצמו. כדי להפסיק להציע סוג בכל היומנים, כבו את המתג פעיל של הסוג.
- שיוך סוג ליומן לא הופך יומן מושהה, זמן תפוס או שעות סגירה לזמינים.
לאחר שינוי ההצעה, בדקו את שעות היומן והיומנים המקושרים.
הוראות לסוג פגישה אישית
הסעיף ״הוראות לסוג פגישה אישית״הוראות לסוג הפגישה הזה מתחיל ריק ומאפשר עד 4,000 תווים. כתבו דרישות ששייכות לסוג המסוים, למשל שאלות שיש לאסוף לפני ייעוץ או הכנות שיש להסביר ללקוח.
גם ליומן יכולות להיות הוראות ליומן הזה. ההוראות של הסוג וההוראות של היומן שנבחר נמסרות יחד עבור הקביעה; אחת לא מחליפה את השנייה. ודאו שהן לא סותרות זו את זו. למשל, שימו את שאלות הייעוץ בסוג הפגישה ואת פרטי הנגישות לחדר ביומן.
הוראות לא מחליפות את ההגדרות בפועל של משך, כתובת, שעות או כללי קביעה. הגדירו אותן בשדות המיועדים להן.
מוזמנים קבועים: עמיתים, לא אורחים של הלקוח
הסעיף ״מוזמנים קבועים: עמיתים, לא אורחים של הלקוח״מוזמנים קבועים היא רשימת כתובות אימייל של עמיתים שצריכים לקבל הזמנות לפגישות מהסוג הזה. גם ליומן יש רשימה משלו. שתי הרשימות מתחילות ריקות.
- בכל רשימה אפשר להוסיף עד 10 כתובות.
- שתי הרשימות מצטרפות זו לזו. כתובת שמופיעה בשתיהן מקבלת הזמנה אחת, לא שתיים; אף רשימה לא מחליפה את השנייה.
- ההזמנות האלה אינן תלויות במתג להזמנת לקוחות.
- התייחסו לכל מי שברשימה כאנשי צוות שאתם סומכים עליהם. באירועי פגישות שמוזמנים אליהם רק אנשי צוות, הם יכולים לראות פרטים פנימיים: שם הלקוח, מספר הטלפון כשהוא נכלל, קישור לשיחה והערות צוות. כשלקוח או אורח מוזמנים לאותו אירוע, פרטי האירוע המשותפים מותאמים ללקוחות ולא חושפים הערות פנימיות.
- כתובת שאינה של חבר פעיל בסביבת העבודה מציגה אזהרה. קראו אותה לפני בחירה ב־להוסיף בכל זאת. אם הכתובת שייכת גם ללקוח, מוצגת אזהרה נוספת.
- בשיעורים קבוצתיים, מוזמנים קבועים נחשבים לאנשי צוות ולא תופסים מקום של לקוח. אל תרשמו בדרך הזאת משתתפים לשיעור.
כדי להוסיף עמית, הזינו את כתובת האימייל שלו, הקישו Enter או צאו מהשדה, ועברו על האזהרה אם הופיעה. להסרה, השתמשו בכפתור ההסרה שליד הכתובת. בפגישות אישיות, שינויים ברשימה חלים על קביעות שיבוצעו מכאן והלאה; זו לא דרך לערוך את רשימת המוזמנים של כל הפגישות הקודמות.
למשתתפי שיעור השתמשו בניהול ההשתתפות בשיעורים, לא במוזמנים קבועים.
אורחים של לקוחות בפגישות אישיות
הסעיף ״אורחים של לקוחות בפגישות אישיות״אלה הגדרות נפרדות ממוזמנים קבועים:
| הגדרה | משמעות | ערך התחלתי |
|---|---|---|
| אפשרות לצרף אורחים לסוג הפגישה הזה | מאפשרת לאסוף שמות אורחים בקביעה אישית. היא לא הופכת את הפגישה לשיעור קבוצתי. | כבויה. |
| מספר אורחים מרבי לכל קביעה | מגבלה על אורחים נוספים, בלי הלקוח שקובע. השדה מופיע כשמאפשרים אורחים. | ריק: לא מוגדרת מגבלה לסוג הזה. גם אפס מסיר את המגבלה הזאת. בכל קביעה עדיין אפשר לצרף לכל היותר 100 אורחים נוספים. אחרת הזינו מספר שלם וחיובי; אם המגבלה שהגדרתם נמוכה יותר, היא חלה. |
שם של אורח לא מספיק לשליחת הזמנה מ־Google. כתובת האימייל של האורח צריכה להיות מאומתת מראש עבור לקוח בסביבת העבודה הזאת, והזמנות ללקוחות צריכות להיות פעילות לסוג הפגישה. הקלדת אימייל של אדם אחר לא מאמתת אותו. גם ההזמנה של הלקוח שקובע דורשת כתובת אימייל מאומתת שלו עצמו. ראו אימות כתובת אימייל.
הזמנות ותזכורות לסוג הפגישה
הסעיף ״הזמנות ותזכורות לסוג הפגישה״סוג חדש יורש את המדיניות הכללית של העסק. בכל אחד משני הבוררים, ירושה (פעיל) או ירושה (כבוי) מציג את התוצאה הנוכחית של ברירת המחדל. בחירה ב־פעיל או ב־כבוי קובעת תשובה נפרדת לסוג הזה, שלא תשתנה עם ברירת המחדל של העסק.
| הגדרה | על מה הבחירה משפיעה | ערך התחלתי |
|---|---|---|
| הזמנת לקוחות לאירועי היומן של סוג הפגישה הזה | האם מופעלות הזמנות ליומן עבור לקוחות. עדיין נדרשת כתובת אימייל מאומתת. מוזמנים קבועים לא מושפעים. | ירושה. |
| שליחת תזכורות לסוג הפגישה הזה | האם מופעלות תזכורות לפגישות או לשיעורים מהסוג הזה. זו הגדרה נפרדת מהזמנות ליומן. | ירושה. |
| זמן מראש לתזכורת (בדקות) | כמה זמן לפני ההתחלה התזכורת מגיעה למועד השליחה. הזינו מספר שלם וחיובי, או השאירו ריק כדי להשתמש בברירת המחדל של העסק. גם ירושה (… דקות) מסיר את הערך הנפרד. | ריק: ירושה. ברירת המחדל המובנית לעסק היא 1,440 דקות, יום אחד; ייתכן ששיניתם אותה בעסק שלכם. |
ערכים של ימים שלמים, למשל 1,440 או 2,880 דקות, שומרים על שעת השעון המקומית במעבר לשעון קיץ או חורף. ערכים אחרים נמדדים בדקות מדויקות שחלפו.
נוסח תזכורת ייחודי מופיע אחרי שמירת הסוג. יש בו שדות נפרדים ל־אנגלית ול־עברית. ללא נוסח ייחודי, נעשה שימוש בנוסח העסק לאותה שפה, ואחריו בנוסח המובנה. המשתנים הנתמכים הם רק %{service} לשם סוג הפגישה ו־%{when} לתאריך ולשעה. להסרת נוסח ייחודי, בחרו איפוס לברירת המחדל; אי אפשר לשמור תזכורת ריקה. השינויים נשמרים אוטומטית.
לערוצי השליחה, להתנהגות כשהוחמץ מועד התזכורת ולברירות המחדל של העסק, קראו את כללי הקביעה והתזכורות. הזמנה שנשלחה מ־Google לא מבטיחה שהאירוע יופיע מיד ביומן של הנמען: הגדרות ההזמנות שלו ב־Google עשויות לדרוש תשובה להזמנה באימייל תחילה.
מה קורה כש…
הסעיף ״מה קורה כש…״משהים, מעבירים לארכיון, מסירים או משחזרים סוג פגישה
הסעיף ״משהים, מעבירים לארכיון, מסירים או משחזרים סוג פגישה״| פעולה | מתי משתמשים בה | מה נשמר |
|---|---|---|
| כיבוי פעיל | כשרוצים להשהות זמנית הזמנות חדשות. הפעילו שוב כדי לחזור להציע. | הסוג נשאר ניתן לעריכה ופגישות קיימות נשארות ביומן. |
| העברה לארכיון | כשלא רוצים שהסוג יופיע ברשימות הרגילות לבחירה ולהצעה. | הסוג והיסטוריית השיעורים נשמרים. יש לשחזר לפני עריכה נוספת. |
| הסרה | כשצריך למחוק לצמיתות סוג שאין לו היסטוריית שיעורים שצריך לשמור. עברו על האישור. | זו לא העברה לארכיון, ולסוג שהוסר אין פעולת שחזור. |
| שחזור | כשרוצים להחזיר סוג מהארכיון. | ההגדרות הקודמות נשמרות, כולל מצב פעיל. שחזור סוג מושהה לא מפעיל אותו. |
לשחזור סוג פגישה:
- פתחו את העורך החלופי שמופיע תחת איפה זה נמצא.
- הרחיבו את בארכיון.
- בחרו שחזור ליד הסוג.
העברה לארכיון תידחה כל עוד יש לסוג שיעורים מתוכננים פעילים. בטלו אותם קודם; אל תצפו שהעברה לארכיון תבטל אותם. הסרה תידחה כשצריך לשמור היסטוריית משתתפים. גם אחרי שכל השיעורים בוטלו או הסתיימו, רשומות משתתפים או בעיות לא פתורות בשיעורים עשויות למנוע הסרה. אפשר למחוק עם הסוג היסטוריית שיעורים שהסתיימה, ריקה לחלוטין ונבדקה בהצלחה; אחרת העבירו לארכיון.
משנים סוג קבוצתי לסוג אישי
הסעיף ״משנים סוג קבוצתי לסוג אישי״גם מעבר מ־שיעור קבוצתי ל־פגישה אישית עשוי להידחות כל עוד שיעורים שנשמרו עדיין תלויים בסוג. צרו סוג אישי נפרד במקום לנסות לשנות את הייעוד של סוג עם היסטוריית שיעורים.
פתרון בעיות
הסעיף ״פתרון בעיות״- לא מוצע ביומן שנבחר: בדקו את ניתן להציע ביומנים, את שני מתגי פעיל, והאם הסוג בארכיון.
- אין זמנים פנויים: בדקו משך, מרווח אחרי הפגישה, מרווח בין זמני התחלה, שעות פתיחה וכללי קביעה. מרווח התחלות קטן יותר לא יוצר זמן פנוי.
- שדות נעלמו אחרי בחירה בשיעור קבוצתי: זה תקין. את לוח המפגשים מגדירים בהגדרות השיעורים.
- הלקוח לא קיבל הזמנה: בדקו את הגדרת ההזמנות של הסוג ואת האימייל המאומת של הלקוח, לא את רשימת המוזמנים הקבועים.
- העברה לארכיון או הסרה נדחו: בדקו את היסטוריית השיעורים ובחרו בפעולה המתאימה לפי ההסבר למעלה. אל תמחקו היסטוריית משתתפים רק כדי להעלים את ההודעה.
- ערך לא נשמר: בדקו את השגיאה ליד השדה. משך, מספר מקומות, זמן מראש לתזכורת ומגבלת אורחים שאינה אפס דורשים מספרים שלמים וחיוביים; מרווח אחרי הפגישה יכול להיות אפס. אם שגיאות השמירה או החיבור נמשכות, פנו לתמיכה עם שם סוג הפגישה והפעולה שניסיתם לבצע. אל תשלחו סיסמאות או פרטי חיבור סודיים.