הגדרת קבצים שהבוט שולח ללקוחות

השתמשו בכלל מסוג קובץ במדריך כדי לשלוח ללקוחות עלון, תפריט, טופס, מחירון או קובץ אחר. כלל יכול לכלול קובץ אחד או כמה קבצים בסדר שקבעתם. הוא מתאר מתי הקבצים האלה רלוונטיים.

איך זה עובד

כלל מוכן ופעיל מאפשר לבוט לשלוח את הקבצים כשהם רלוונטיים. ההפעלה לא שולחת את הקבצים מיד. הקבצים נשלחים אחרי תשובת הבוט, בסדר שקבעתם.

זה לא אותו הדבר כמו ללמד את הבוט מה כתוב במסמך. זה גם נפרד מהבנת קבצים שהלקוחות שולחים לכם.

קריאת מסמך לעומת שליחת הקובץ שלו

מה אתם רוצים	במה לבחור
להשתמש במסמך כידע לצורך תשובות.	בטופס העלאת מסמך, בחרו העוזר קורא אותו. העלאת מסמך לידע לא יוצרת בפני עצמה כלל קובץ.
לשלוח קובץ בלי לשמור אותו כמסמך ידע.	בחרו רק לשלוח, בלי לקרוא, או העלו אותו ישירות לכלל מסוג קובץ. הוא יישמר לשליחה בלבד, ולא כמסמך שמשמש למענה מתוך הידע.
להשאיר מסמך בידע וגם לשלוח את הקובץ המקורי שלו.	בתפריט הפעולות של המסמך, בחרו לשלוח את זה כש…, או בחרו אותו מתוך כלל קובץ דרך מתוך המסמכים. המסמך נשאר בידע, והכלל משתמש בקובץ שלו.

כשיש לכם הרשאה להוסיף ידע, טופס העלאת המסמך מתחיל באפשרות העוזר קורא אותו. בחרו במפורש באפשרות לשליחה בלבד אם אינכם רוצים ליצור מסמך ידע.

גם קובץ שמיועד לשליחה בלבד יכול לספק מידע לניסוח שם הכלל וה־מתי שלו. ״בלי לקרוא״ פירושו שהוא לא נשמר כידע למענה לשאלות; זה לא אומר ש־omotto לא מעבד את הקובץ בכלל.

ברשימת המסמכים, קבצים כאלה מסומנים רק לשליחה. פתיחת הכלל מעבירה להגדרות השליחה שלהם. מסמך ידע שמשמש גם לשליחה יכול להציג נשלח גם כאשר….

איפה זה נמצא

פתחו בוט ← המדריך ← מה העוזר עושה כאשר…. הכותרת האחרונה כוללת את שם הבוט שלכם. אפשר להתחיל גם מקובץ מתאים שהצוות שלח ללקוח באינבוקס, דרך האפשרות שמתחת להודעה.

הגדרה

נדרשים מסלול שכולל קבצים והרשאה לשנות את המדריך ואת הגדרות הבוט. בחירה במסמכי ידע דורשת גם הרשאות לצפייה ולשינוי של הידע. אם פעולה חסרה, בקשו מבעלי סביבת העבודה לבדוק את ההרשאות שלכם.

יצירת כלל קובץ

פתחו את הקטע שמופיע למעלה.
בחרו הוספת כלל. ייפתח תפריט.
תחת יצירת כלל חדש, בחרו שליחת קובץ.
בחרו קבצים מהמכשיר, גררו אותם לאזור הקבצים, או בחרו בחירה מהמסמכים שלך.
אם בחרתם כמה קבצים, בחרו כלל אחד, נשלחים יחד או כלל לכל קובץ.
בדקו בכלל שנוצר את שם הכלל, ה־מתי, הקבצים והכיתובים.
המתינו לסיום בדיקות הקבצים ולסיום ניסוח הטיוטה, אם היא בהכנה.
בחרו הפעלה או הפעילו את המתג פעיל, כשהכלל מוכן.

קובץ אחד יוצר כלל אחד. כמה קבצים תחת כלל אחד, נשלחים יחד יוצרים חבילה אחת עם סדר שליחה. כלל לכל קובץ יוצר כללים נפרדים, עם ניסוח נפרד לשם ולמתי של כל אחד. כללים חדשים שנוצרים בתהליך הזה מתחילים כבויים.

בדקו בקשה מייצגת של לקוח בחזרה לפני שמסתמכים על הכלל.

יצירת כלל מקובץ שהצוות שלח

מצאו באינבוקס קובץ שהצוות שלכם שלח ללקוח.
בחרו שהעוזר ישלח את זה בפעם הבאה מתחת להודעה, אם האפשרות מופיעה.
בחרו פתיחה בהודעת האישור נוצר כלל, כבוי. כדאי לפתוח אותו ולבדוק מתי הוא נשלח.
בדקו בכלל את הקובץ, שם הכלל וה־מתי.
המתינו לסיום בדיקות הקבצים ולסיום ניסוח הטיוטה, אם היא בהכנה.
בחרו הפעלה כשהכלל מוכן.

נוצר עותק עצמאי לכלל חדש שמתחיל כבוי. התשובה המקורית לא הופכת להנחיה לבוט. ניסוח הטיוטה נעזר בקבצים, ולא בשיחה שסביב תשובת הצוות. אם האפשרות חסרה, ראו פתרון בעיות בהמשך.

הפיכת מסמך קיים לקובץ לשליחה בלבד

פתחו את תפריט הפעולות שלו ברשימת המסמכים.
בחרו רק לשלוח, בלי לקרוא, אם האפשרות מופיעה.
קראו את האישור ובחרו רק לשלוח.
בדקו את כלל הקובץ שנפתח.

הפעולה מסירה את מסמך הידע, אבל שומרת עותק של הקובץ לשליחה בלבד. כללי קובץ קיימים שהשתמשו במסמך עוברים להשתמש בעותקים. אם לא היה כלל, נוצר כלל חדש וכבוי. בדקו גם את מצב פעיל בכללים קיימים; ההמרה לא בהכרח מכבה אותם.

האפשרות זמינה למסמכים מתאימים שהועלו כקובץ ועברו בדיקת אבטחה. היא לא מוצעת למסמכים שנכתבו בתוך omotto, למסמכים מקושרים מ־Google Drive או לדפי אינטרנט מקושרים. כדי להשאיר את המסמך בידע, השתמשו ב־לשלוח את זה כש… במקום זאת.

בדיקת כלל שהוצע לכם

אם קיבלתם הצעה לכלל קובץ דרך הקואץ׳ או דרך למידה, בדקו את הקובץ, השם, המתי, הקהל ומצב ההפעלה לפני אישור ההצעה. הצעה מאושרת יכולה ליצור כלל פעיל; זה לא אותו תהליך כמו יצירה ידנית שמתחילה בכלל כבוי. אחר כך בדקו בעורך הכלל את גרסאות השפה הנוספות, הכיתובים ודרישת האימות.

הגדרות

שם הכלל, מתי, אימות ופעיל

הגדרה או פעולה	מה היא עושה	המצב ההתחלתי
שם הכלל	השם שמופיע במדריך. לקוחות לא רואים אותו. תנו שם ברור, למשל ״עלון הקורס וטופס הרשמה״.	בקובץ יחיד, השם מבוסס תחילה על שם הקובץ או על תיאור המסמך. חבילה יכולה להתחיל בשם קבצים ללא שם ולקבל שם מוצע. בדקו את השם בשני המקרים.
מתי	מתאר את המצב בשיחת הלקוח שבו צריך לשלוח את הקבצים. הבוט מבין את משמעות המשפט; זו לא רשימת מילות מפתח להתאמה.	מתחיל ריק בתהליך יצירה מתוך קבצים, ואז omotto מנסה לנסח אותו. אי אפשר להפעיל כלל עם מתי ריק.
לנסח ‘מתי’	מבקש טיוטה כשהכלל עדיין זקוק לה, או כשצריך לנסות שוב אחרי ניסיון קודם. בדקו וערכו את התוצאה.	מוצע כשהוא רלוונטי והכלל כבוי. הוא לא מפעיל את הכלל.
למי זה מיועד	לכולם, או ללקוחות עם לפחות אחת מהתגיות שבחרתם או עם כולן. מגביל את שליחת הבוט, לא שליחה ידנית בידי חבר צוות.	כולם
אימות נדרש	ללא אימות, או מאומת / בכל עת. האפשרות השנייה דורשת הוכחת זהות תקפה מהשיחה הזאת או משיחה קודמת. הוכחה שפגה או בוטלה אינה מספיקה. ראו אימות וזיהוי משתמשים.	ללא אימות
פעיל	מאפשר לבוט להשתמש בכלל שלם ומוכן. כיבוי מפסיק שליחות עתידיות של הבוט דרך הכלל הזה.	כבוי בכללים חדשים שנוצרים מתוך קבצים. הפעלה אינה ״לשלוח עכשיו״.

האפשרות המתקדמת מוסתר עד לעמידה בתנאים מסתירה את הכלל מהבוט עד שהלקוח עומד גם בתנאי הקהל וגם בדרישת האימות. אימות אינו מקנה תגית חסרה. הבחירות נשמרות בנפרד ואינן משנות את בחירת האימות של כלל קיים. אם התוכנית כבר לא כוללת קבצים, ההגבלות נשארות שמורות והעורך מאפשר פעולות ניקוי בלבד.

אם מופיעה ההודעה לא ניתן לקרוא — בחרו מחדש למי זה מיועד, לא הצלחנו לקרוא את הבחירה השמורה. היא אינה נחשבת לבחירה בכולם. לחצו על בחירה מחדש, בחרו את הקהל הרצוי ושמרו אותו. כדי להחליף את הבחירה לכולם, לחצו על שמירת הקהל לאחר פתיחת הבחירה החדשה. בסיכומי הקהל בכרטיסי הבדיקה של הקואץ׳ ובקריאות של סוכן מחובר, שמות התגיות מוצגים רק למי שרשאי לצפות בתגיות; אחרת מוצג מספרן. כדי להוסיף תגית נדרשת גם הרשאה לצפות בתגיות. אם מותר לכם לערוך את ההגדרה אך לא לצפות בתגיות, עדיין תוכלו להסיר תגיות קיימות או לשנות אם נדרשת לפחות אחת מהתגיות שנשארו או כולן. הקואץ׳ בודק את ההרשאות של מי שמאשר את השינוי. אם הקהל משתנה במקום אחר בזמן העריכה, omotto מציגה את הבחירה השמורה העדכנית במקום לדרוס אותה. בדקו אותה לפני שתערכו שוב; הבחירה שנדחתה אינה נשלחת מחדש.

ב־מתי, תארו את הצורך של הלקוח: ״כשלקוח מבקש את עלון הקורס או את טופס ההרשמה״. אל תסתמכו על שם קובץ מעורפל ואל תכתבו רק ״עלון, טופס״. זה לא כלל אוטומציה עם מועד מתוזמן.

ניסוח הטיוטה נעזר בשמות הקבצים ובקטעים זמינים מתוכם. הוא עלול לפספס את ההקשר העסקי שלכם. הסימון טיוטה · אפשר לערוך מציין נקודת פתיחה, לא אישור שלכם. אם הניסוח נכשל, כתבו מתי בעצמכם, או בחרו לנסח ‘מתי’ כשהאפשרות מוצעת. טיוטה לא מחליפה שם או מתי שכבר כתבתם.

עורך כלל הקובץ שומר תוך כדי כתיבה. אין בו כפתור שמירה נפרד לשם, למתי, למתגים או לכיתובים. עקבו אחרי חיווי השמירה בחלק העליון של המסך ותקנו שגיאות בשדות לפני שממשיכים. בטופס הנפרד של העלאת מסמך כן יש שמירה ו־ביטול.

סוגי קבצים ומגבלות

כל כלל יכול לכלול עד 10 קבצים. גרסאות בשפות אחרות לא נספרות כמקומות נוספים בחבילה. באזור ההעלאה מוצגת מגבלת הגודל הנוכחית לכל קובץ; פעלו לפיה.

בהעלאה ישירה לכלל קובץ נתמכים הפורמטים הבאים:

סוג הקובץ	פורמטים נתמכים
מסמכים	PDF, Word (.doc, .docx)
גיליונות נתונים	Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv)
מצגות	PowerPoint (.ppt, .pptx)
טקסט רגיל	.txt
תמונות	JPEG (.jpg, .jpeg), PNG, WebP, GIF
שמע	MP3, שמע מסוג Ogg, AAC, AMR, WAV, שמע מסוג M4A/MP4
וידאו	וידאו מסוג MP4, 3GP, WebM

לא כל פורמט בכל משפחת קבצים נתמך. omotto בודק גם את סוג הקובץ וגם את גודלו; עצם הבחירה בקובץ לא מבטיחה שההעלאה תאושר. גם קובץ שנתמך בהעלאה לא בהכרח יכול להישלח כקובץ מצורף בכל קו. חלק מהקבצים נשלחים כקישור להורדה.

קבצים: העלאה, בחירה ממסמכים וסדר שליחה

תחת קבצים, הקבצים ברשימה מיועדים להישלח יחד אחרי תשובת הבוט, לפי הסדר המוצג. מכל מקום בחבילה נשלח קובץ אחד: הגרסה המתאימה לשפת הלקוח או קובץ ברירת המחדל.

השתמשו באזור הקבצים כדי לבחור או לגרור קבצים נוספים. במקום שבו מוצע תפריט להוספת קובץ, בחרו העלאה לקובץ מהמכשיר או מתוך המסמכים לקובץ של מסמך ידע קיים.
ב־בחירה מהמסמכים שלך, השתמשו ב־חיפוש במסמכים כדי לחפש לפי שם קובץ או תיאור מסמך, ובחרו תוצאה.
גררו את ידית הקובץ כדי לשנות את מקומו. אפשר גם לפתוח פעולות לקובץ ולבחור העברה למעלה או העברה למטה.

מוצגים רק מסמכים זמינים שיש להם קובץ בפועל. טקסט שנכתב כמסמך בתוך omotto אינו קובץ להורדה שאפשר לבחור כאן.

נשלח בשם [שם הקובץ], כשמוצג, מציין את שם הקובץ בפועל בזמן השליחה. שינוי שם הכלל לא משנה את שם הקובץ שהלקוח מקבל.

ההעברה משנה את מקום הקובץ יחד עם גרסאות השפה והכיתובים שלו. אם העלאה של כמה קבצים נעצרה באמצע, ייתכן שהקבצים הראשונים כבר נוספו בהצלחה. בדקו את הרשימה לפני ניסיון נוסף, כדי לא ליצור כפילויות.

כיתובים וגרסאות בשפות אחרות

כיתוב הוא טקסט שמגיע ללקוח עם הקובץ בדיוק כפי שנכתב. זו לא הנחיה לבוט. הכיתובים אינם חובה, מתחילים ריקים ומוגבלים ל־1,024 תווים כל אחד.

השדה הראשון, כיתוב · [שפה], מיועד לשפת ברירת המחדל של הבוט ללקוחות. הוא לא כיתוב כללי לכל הלקוחות.

פתחו שפות · כיתובים וקבצים נוספים מתחת לקובץ.
בחרו שפה.
בחרו + הוספת גרסה בשפה אחרת.
כתבו כיתוב בשפה הזאת, אם תרצו.
השאירו אותו קובץ כמו לכל השפות כדי להשתמש בקובץ ברירת המחדל, או בחרו שימוש בקובץ אחר ואז העלאה או מתוך המסמכים.

השפות הזמינות הן עברית, אנגלית, ערבית, רוסית, אוקראינית, צרפתית, ספרדית, גרמנית, פורטוגזית, איטלקית, הולנדית, שוודית, נורווגית, דנית, פולנית, טורקית, יוונית, אמהרית ובנגלית. התפריט מציע שפות שעדיין לא נוספו לקובץ הזה. הכיתוב בשפת ברירת המחדל כבר מופיע מעליו.

הוספת שפה לא מתרגמת דבר אוטומטית. אתם מספקים את הטקסט ואת הקובץ החלופי. סגירת קטע השפות רק מסתירה אותו; היא לא מוחקת גרסאות וכיתובים שנשמרו. ראו גם הגדרות שפת הבוט והלקוחות.

מה קורה כש…

אין קובץ מוכן או כיתוב בשפת הלקוח

בתצוגת פרטי השליחה, כל השפות מציין את קובץ ברירת המחדל. כל מקום בחבילה חייב לכלול קובץ ברירת מחדל מוכן, גם אם הוספתם אליו קבצים מתורגמים. ברירת מחדל לקובץ אינה ברירת מחדל לכיתוב.

המצב בשפת הלקוח	איזה קובץ נשלח	איזה כיתוב נשלח
יש קובץ מוכן וכיתוב בשפה הזאת.	הקובץ בשפה הזאת.	הכיתוב בשפה הזאת.
יש כיתוב, אבל אין קובץ נפרד בשפה הזאת.	קובץ ברירת המחדל.	הכיתוב התואם לשפה.
הקובץ בשפה הזאת לא זמין או עדיין בבדיקה.	קובץ ברירת המחדל המוכן.	הכיתוב התואם לשפה, אם קיים.
אין כיתוב בשפת הלקוח.	הקובץ המוכן בשפה הזאת, ואם אין — ברירת המחדל.	בלי כיתוב. omotto לא משתמש בכיתוב משפה אחרת.
שפת הלקוח לא ידועה.	קובץ ברירת המחדל.	בלי כיתוב.

הקובץ נשלח כקישור זמני להורדה

פתחו פרטים לפי קו כדי לראות את הקווים המחוברים, את הקבצים ואת אופן השליחה שלהם:

כקובץ מצורף — הקובץ נשלח בתוך השיחה.
כקישור להורדה (7 ימים) — נשלח קישור זמני להורדה במקום קובץ מצורף.
עדיין לא מוכן — המקור עדיין לא מוכן לשליחה.

omotto בוחר אוטומטית איך לשלוח. קובץ יכול להישלח כקישור אם הסוג או הגודל שלו לא מתאימים לצירוף בערוץ הזה, או אם אין מספיק שטח אחסון לעותק שנשלח כקובץ מצורף. חבילה אחת יכולה לכלול גם קבצים מצורפים וגם קישורים. זו תצוגה מקדימה, לא הגדרה שאפשר לבחור בה את אופן השליחה; ההתאמה נבדקת שוב בזמן השליחה.

הקישור תקף לעד שבעה ימים, לא לצמיתות. הוא יכול להפסיק לעבוד מוקדם יותר אם הכלל כובה או הוסר, המקור הוסר או אינו זמין, או שהמסלול כבר לא כולל קבצים. אל תשתמשו בו ככתובת קבועה לאחסון קבצים.

מחליפים קבצים, מסירים אותם או מפסיקים לשלוח

לפני שינוי משמעותי, כבו את פעיל. בדקו את הכלל המוגמר לפני הפעלה מחדש.

החלפת קובץ ברירת המחדל: פתחו פעולות לקובץ ← הסרת הקובץ, הוסיפו את הקובץ החדש והעבירו אותו למקום הרצוי. הסרת ברירת המחדל מסירה גם את קובצי השפות והכיתובים של אותו מקום בחבילה. הוסיפו אותם שוב לפי הצורך.
הסרת כיתוב: רוקנו את השדה שלו. הסרת קובץ בשפה מסוימת לבדה לא מוחקת את הכיתוב.
הסרת כלל: בחרו הסרה ואשרו. קבצים שהועלו לכלל נמחקים איתו. מסמכי ידע שהכלל משתמש בהם נשארים בידע.
מחיקת מסמך ידע שכלל משתמש בו: הסירו קודם את ההפניות אליו מכל כללי הקבצים הרלוונטיים, כולל גרסאות בשפות אחרות. כיבוי כלל לא מאפשר למחוק את המסמך. אזהרת המחיקה מציגה את הכללים שצריך לפתוח.

מחליפים קובץ בשפה מסוימת

בחרו הסרת הגרסה בשפה הזו ליד הקובץ הישן.
אם שורת השפה נעלמה, בחרו שוב בשדה שפה את השפה הרצויה, ואז בחרו + הוספת גרסה בשפה אחרת. גרסה שאין לה כיתוב שמור עשויה להיעלם אחרי רענון המסך.
בחרו שימוש בקובץ אחר בשורת השפה הזאת.
בחרו העלאה או מתוך המסמכים כדי להוסיף את הקובץ החדש.

אחרי הסרת הגרסה, השליחה חוזרת לקובץ ברירת המחדל. הכיתוב נשאר עד שמנקים אותו בנפרד.

פתרון בעיות

כלל לא שולח קבצים

הודעה או מצב	מה לעשות
צריך להוסיף קובץ כדי להתחיל לשלוח.	הוסיפו לפחות קובץ אחד. שם כלל ומתי לא מספיקים.
בודקים קובץ לאיתור וירוסים…	המתינו לבדיקה. אי אפשר לשלוח כשהקובץ הנדרש כברירת מחדל עדיין בבדיקה.
קובץ לא עבר את בדיקת הווירוסים. צריך להחליף אותו.	הסירו את הקובץ והעלו במקומו קובץ בטוח.
מסמך שהכלל הזה שולח כבר לא זמין.	החזירו את המסמך לזמינות או החליפו אותו בכלל. ברירת מחדל חסרה מונעת שימוש חדש בכלל כולו, לא רק בקובץ הזה.
יש בכלל הזה מסמך שאין לך הרשאה לראות.	בקשו מחבר צוות מורשה לבדוק אותו, או בדקו את הרשאות הידע שלכם. ההודעה לא מעידה שהקובץ נכשל בבדיקת אבטחה.
עדיין לא מחובר אף ערוץ.	חברו קו. האזהרה לא מונעת הפעלה של כלל שלם ומוכן, אבל עדיין אין לאן לשלוח.
החבילה שלך לא כוללת קבצים.	בדקו את המסלול. אפשר להסיר כללים קיימים וקבצים שלהם, אבל אי אפשר להוסיף, להעביר או לערוך קבצים עד שהיכולת תחזור למסלול.
מוכן להפעלה	בדקו את השם, המתי, הקבצים והכיתובים ובחרו הפעלה.
הכלל מוכן, אבל אי אפשר להדליק את פעיל.	בדקו אם המתי ריק או לא נשמר, אם טיוטה עדיין בהכנה, או אם יש שגיאה באחד השדות.

כלל כבוי או לא שלם לא שולח דבר דרך הבוט. גם על כלל פעיל חלים הכללים הרגילים של זמינות הבוט, השתלטות ומגבלות שליחת הודעות.

האפשרות שמתחת לתשובת צוות לא מופיעה

האפשרות מיועדת לקבצים מתאימים שהצוות שלכם שלח, ולא להעלאות של לקוחות או לתשובות הבוט. נדרשים המסלול וההרשאות שתוארו למעלה. היא מוסתרת גם כשכל הקבצים המתאימים בהודעה כבר נמצאים בכללי קובץ. בהודעה עם קובץ אחד, המשמעות היא שאותו קובץ כבר נמצא בכלל.

בדקו את הכללים הקיימים לפני הוספת עותק נוסף. קבצים מסוג לא נתמך, בגודל שחורג מהמגבלה או כאלה שנכשלו בבדיקת האבטחה לא מתאימים. אם קובץ עדיין בבדיקה, ייתכן שתצטרכו להמתין לסיומה לפני שיצירת הכלל תצליח.

ההעלאה נדחתה

בדקו את הפורמט מול סוגי קבצים ומגבלות למעלה, ואת הגודל מול המגבלה שמופיעה באזור ההעלאה. ייצאו את המקור לפורמט מהרשימה דרך היישום שבו יצרתם אותו, או בחרו קובץ נתמך אחר. שינוי הסיומת בשם הקובץ לא ממיר את התוכן שלו. אם הקובץ נכשל בבדיקת הווירוסים, השתמשו בקובץ בטוח במקומו.

אם הבדיקה, השמירה או חיפוש המסמכים נשארים תקועים גם אחרי ניסיון חוזר או טעינה מחדש לפי ההוראות במסך, פנו לתמיכת omotto. צרפו את שם הכלל ואת השגיאה שמופיעה. אל תשלחו קובצי לקוחות פרטיים אלא אם התמיכה ביקשה אותם בדרך מאובטחת.